Инвентаризация имущества и обязательств

Дипломная работа
Содержание скрыть

Инвентаризацию имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от формы собственности. Она лежит в основе бухгалтерского учета и без нее очень трудно представить работу бухгалтера или бухгалтерского подразделения (бухгалтерии) любого юридического лица или индивидуального предпринимателя. В науке и в правоприменительной деятельности на протяжении многих десятилетий ученые и практикующие специалисты сталкиваются с проблемами организации инвентаризации и дискутируют о роли и значении инвентаризации в бухгалтерском учете.

В России существует значительное количество бюджетных организаций, многие из которых управляются и, как следствие, действуют неэффективно. Отсутствие должного внимания к управлению организацией, ее ресурсами и деятельностью, достаточно быстро может привести к состоянию финансового кризиса, если средства, которые могли бы быть потрачены на удовлетворение общественных потребностей, расходуются впустую. Без грамотного контроля и управления бюджетные организации зачастую превращаются из общественных институтов в инструменты выкачивания денег из государства, обогащения отдельных лиц за счет общества.

Мною была выбрана именно эта тема для написания выпускной квалификационной работы, потому что актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. A одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Управление любой организацией, в первую очередь, начинается с анализа её текущего состояния. В свою очередь, оценка реального финансового состояния организации предполагает наличие достоверной информации обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости.

Основным источником информации о состоянии организации является бухгалтерский учет, однако по разным причинам реальное состояние и данные бухгалтерского учета могут различаться. Процесс проверки имущества и обязательств и называется инвентаризацией.

56 стр., 27705 слов

Бухгалтерский учет и аудит : Организация учета основных средств ...

... нормативные документы по организации бухгалтерского учета и отчетности основных средств, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники. Дипломная работа состоит из ... различных предметов хозяйственного и производственного назначения. Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе ...

В системе приемов и способов фактического контроля инвентаризация занимает центральное место. Если ревизия служит важнейшей формой экономического контроля по способам его осуществления, то инвентаризация выступает важнейшим приемом проведения ревизий и других форм контроля.

Инвентаризация — это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация — это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерацииот 13.06.1995 №49, утвердивший «Методические указания по инвентаризацииимуществаифинансовых обязательств».

Инвентаризация призвана решать многие задачи. Но основная задача контроль над сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка реальности сумм, отраженных во всех статьях баланса.

Таким образом, вопросы организации и проведения инвентаризации являются актуальными не только с точки зрения научно-исследовательской задачи, но и важнейшей практической проблемой для управления и повышения эффективности бюджетных организаций.

Целью настоящей дипломной работы является изучение особенностей проведения инвентаризации в бюджетных организациях и поиск путей оптимизации этого процесса.

Для достижения указанной цели в дипломной работе поставлены и решены следующие задачи:

  1. рассмотрены основные понятия, этапы и мероприятия при проведении инвентаризации;
  2. изучена нормативно-правовая база;
  3. сделана организационно-экономическая характеристика исследуемого учреждения, проанализирована процедура инвентаризации, проведенная в 2015 году;
  4. выявлены типичные нарушения при проведении инвентаризации;
  5. сформулированы основные направления по оптимизации процедуры инвентаризации.

Объектом исследования является Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский». Предметом исследования стала процедура инвентаризации, проведенная в 2015 году.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.

Практическая значимость работы состоит в следующем: возможность использовать предложенные направления оптимизации при проведении инвентаризации, возможность использовать обобщенную информацию о представленных на рынке автоматизированных системах учета и инвентаризации при принятии решений о выборе такой системы, возможность использовать систематизированный реестр типовых ошибок и нарушений для самоконтроля и самопроверки при работе инвентаризационной комиссии.

8 стр., 3506 слов

Законодательно–нормативное регулирование бухгалтерского учета

... который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; ) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, ... основе и в соответствии с Конституцией РФ, Конституциями республик и уставами субъектов РФ [10, с.214]. 2. Организация бухгалтерского учета Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета ...

При написании выпускной квалификационной работы применялись следующие методы:

  • Анализ литературы;
  • [Электронный ресурс]//URL: https://inauka.net/diplomnaya/inventarizatsiya-imuschestva-i-obyazatelstv/

  • Анализ нормативно-правовых документов;
  • Сопоставление данных;
  • Классификация;
  • Статистическая обработка данных;
  • Обобщение.

Основными источниками информации, используемыми при написании работы, стали нормативные документы, регламентирующие ведение бухгалтерского учета и проведение инвентаризации, учебная литература по исследуемой проблеме, материалы периодической печати и электронных средств массовой информации.

1. Теоретические аспекты инвентаризации

1.1 Основные понятия, сущность, функции и виды инвентаризации

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движений путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Его основными задачами являются формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, и ее имуществе.

Как метод бухгалтерского учета инвентаризация возникла в той или иной форме много сотен лет тому назад. Сам термин «инвентаризация» впервые появился в 8-ом номере журнала «Вестник Академии наук» в 1931 году. До этого в бухгалтерском учете применялись термины «учет», «переучет», «пересчет», «проверка», «перепроверка» и т.п.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

В современном обиходе инвентаризацией называется элемент метода бухгалтерского учета. Любая учетная работа начинается с инвентаризации или с описи имущества. Всегда проводился пересчет ценностей, чтобы узнать, умножаются или уменьшаются ресурсы частного хозяйства или страны. Например, в Древнем Египте (3400-2980 гг. до н.э.) один раз в два года проводилась сплошная инвентаризация по всей стране, описывали все, что можно, считалось, что имущество граждан находится у них во владении, а собственником всего является фараон. Первоначально инвентаризация носила информационный характер: необходимо было знать, что находится во владении. Со временем она приобрела контрольный характер: все имущество распределялось между конкретными людьми, вводился текущий учет за всеми поступлениями и выдачами.

25 стр., 12197 слов

Инвентаризация имущества организации и отражение ее результатов ...

... как хищение имущества работниками организации. Целью квалификационной работы является изучение инвентаризации имущества и порядок отражения ее результатов в учете на примере ... инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, ...

Была только натуральная инвентаризация, что позволяло выявить наличие учетных объектов, однако определить общую ценность было невозможно. Это связано с тем, что на Древнем Востоке (Египет, Вавилон, Персия, Палестина) длительный период в обиходе не было денег. Монеты появятся в VII веке до н.э. в Древней Греции, и тогда возникнет новая проблема: оценки инвентаря.

В средневековье (VIII-IX в. н.э.) в учете наблюдается преобладание натурального измерителя, но с другой стороны, делаются попытки структурировать инвентаризационные описи. Выделялись четыре группы ценностей: здания и сооружения; хозяйственный инвентарь; продукты; скот. В этом списке отсутствуют деньги, что свидетельствует о низком, по сравнению с античным миром, уровне товарных отношений. Но с Х века деньги начнут вновь широко проникать в жизнь Западной Европы. В инвентарных описях того времени появляется принцип значимости: то, что нельзя было продать за достаточно значимую сумму, то не получало отражения в учете.

Развитие капитализма серьезно повлияло на методологию инвентаризации: прежде всего, расширился ее объект. На первое место выдвинулся учет кассы: денежных средств, далее дебиторской задолженности и, наконец, ценных бумаг. Инвентаризация кредиторской задолженности будет признана много позднее, тогда предполагалось, что задолженность должны учитывать и отслеживать сами кредиторы.

Капитализм требовал исчисления финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации. Происходило это таким образом. Счет любого товара по дебету отражал поступление ценностей по покупным ценам, а списание товаров проводилось по кредиту и по продажным ценам. Поэтому возникала несопоставимость оборотов и, чтобы выявить финансовый результат, прибегали к инвентаризации товарных остатков, которые расценивались по покупным ценам. К начальному остатку товаров прибавлялось все поступление товаров за отчетный период, и вычитался конечный остаток. В результате устанавливалась себестоимость проданных товаров. Потом ее вычитали из выручки и находили прибыль или убыток.

Инвентаризацию признали обычным постоянным делом, и она стала средством управления финансами практически любой фирмы.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления недостач или излишков средств.

17 стр., 8449 слов

Нематериальные активы, их понятие, виды, организация использования и учет

... активов, принадлежащих предприятию на правах собственности. Аналитический учет по счету 04 ведется по видам и отдельным объектам нематериальных активов. При наличии в организации ... отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации ... служебного или коммерческого характера, имеющая коммерческую ценность в связи с неизвестностью ее третьим ...

С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов и, следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Несмотря на использование в бухгалтерском учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:

— естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);

— неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;

— пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передача в производство или хозяйственные нужды, продажа и др.);

— ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;

— ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;

— злоупотребления материально — ответственных лиц (обмеры, обвесы, хищения и др.).

Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводится периодическая проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам).

Основные цели инвентаризации представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Основные цели инвентаризации имущества и обязательств

Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:

— организуется контроль соблюдения требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);

— упорядочивается складское хозяйство (проверяется состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);

— устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;

— выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;

8 стр., 3783 слов

Понятие и виды имущества. Общие правила учета имущества

... это имущество в хозяйственный оборот. 1. Понятие и виды имущества. Общие правила учета имущества Анализируя вопрос о правовом режиме имущества, ... учета. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация ...

— проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств.

В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:

— выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);

— оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);

— оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности.

Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.

По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации. А при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций внезапные инвентаризации проводятся внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация — это проверка в натуре всего имущества и обязательств организации на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе.

Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков приведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

8 стр., 3855 слов

Инвентаризация как основной метод фактического контроля

... подписаны принимающей стороной. Проведение инвентаризации основных средств и отражение её результатов в учёте осуществляются согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Целью инвентаризации является подтверждение фактического наличия основных средств в натуре ...

По обязательности проведения различают инвентаризацию обязательную и инициативную.

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная — по решению руководства организации.

По методу проведения выделяют натуральную и документальную инвентаризацию.

Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д. Документальная инвентаризация заключается в проверке документального подтверждения наличия объектов.

Признаки классификации и виды проводимых организациями инвентаризаций изображены на рис. 2.

Рисунок 2. Признаки классификаций инвентаризации

Таким образом, инвентаризация имущества и обязательств является необходимой процедурой внутреннего контроля и обязательным элементом учетной политики.

1.2 Нормативно-правовое регулирование

Президентом Российской Федерации Д.А. Медведевым, в рамках реформирования бюджетной системы, был подписан Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ (в ред. от 30.11.2016г.) «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Поправки коснулись около 40 законодательных актов, регулирующих правоотношения в бюджетной и банковской сфере, в образовании, деятельность автономных и некоммерческих организаций, вопросы налогообложения и учета.

Принятие закона направлено на оптимизацию сети государственных и муниципальных учреждений: снижение темпов роста расходов бюджетов, создание условий и стимулов для сокращения внутренних издержек учреждений и привлечения ими дополнительных источников финансирования за счет осуществления коммерческой деятельности.

Закон № 83-ФЗ вступил в силу с 1 января 2011 года, за исключением некоторых его положений, для которых предусмотрены иные сроки введения в действие. Для проведения реформы бюджетной системы с 1 января 2011 года до 1 июля 2012 года установлен переходный период. Закон устанавливает три формы учреждений бюджетной сферы: казенные, автономные и бюджетные.

Бюджетное учреждение некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий соответствующих органов государственной власти или органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физкультуры и спорта, а также в иных сферах.

Для учреждений бюджетной сферы применяется пятиуровневая система нормативного регулирования:

I уровень:

  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.;
  • Бюджетный кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • Трудовой кодекс РФ.

II уровень:

4 стр., 1657 слов

Инвентаризация понятие и виды

... результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все ...

  • «Инструкция по бюджетному учету» утверждена приказом Минфина РФ № 162н от 06.12.2010;
  • «Единый план счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (ред. от 01.03.2016);
  • «План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 174н от 16.12.2010 (ред. от 31.12.2015);
  • «План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 183н от 23.12.2010 (ред. от 31.12.2015);
  • «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ» утверждена приказом Минфина РФ № 191н от 28.12.2010 (ред. от 31.12.2015 с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с отчетности 01.03.2016);
  • «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных), бюджетных и автономных учреждений» утверждена приказом Минфина РФ № 33н от 25.03.2011.

III уровень:

Правовые акты, издаваемые Минфином РФ и финансовыми органами различными уровнями:

  1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010);
  2. Постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
  3. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000 № 36);

IV уровень:

Правовые акты, издаваемые с учетом отраслевых особенностей (например, закон «Об образовании», закон «О культуре», закон «О полиции» и т.д.)

V уровень:

37 стр., 18368 слов

Учет заработной платы на предприятии

... рубежом, является учет заработной платы работников предприятия. Учет труда и заработной платы является одним из наиболее трудоемких и ответственных участков работы бухгалтера. Он по праву занимает ... дипломной работы является учет организации оплаты труда на конкретном предприятии, проверка достоверности учета расчетов, соблюдение правильности учета в соответствии с законодательством и проверки по ...

Внутренние документы учреждений бюджетной сферы.

Таким образом, при проведении инвентаризации членам назначенной руководителем организации инвентаризационной комиссии необходимо ознакомиться:

  • с действующим планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению;
  • с методическими указаниями, инструкциями и другими нормативными актами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

1.3 Этапы проведения и отражение результатов инвентаризации имущества и обязательств

Учет в бюджетных учреждениях имеет значительное количество отличий от учета в коммерческих организациях. Такие отличия возникают из тех особенностей, которые имеются в бюджетном учете: все имущество, активы и обязательства бюджетного учреждения являются государственной собственностью, и право на собственность отделено от права распоряжаться этой собственностью. Поэтому государство с особой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органов Территориальных управлений Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, контрольно-ревизионных управлений и отделов при министерствах и ведомствах. Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении, являются строго контролируемыми.

Порядок проведения инвентаризации устанавливается локальным нормативным актом (приказом, распоряжением) учреждения в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции утв.приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению». При этом в документе оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях. Отметим, что прежний закон «О бухгалтерском учете» устанавливал перечень случаев, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке (ст. 12Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ).

Новый закон «О бухгалтерском учете» (Федеральный законот 06.12.2011 № 402-ФЗ) подобного перечня не содержит.

Законодательству не будет противоречить решение должностных лиц учреждения, в соответствии с которым случаи обязательного проведения инвентаризации будут перечислены в локальном акте (приказе, распоряжении).

При этом может быть «продублирован» перечень таких случаев, приведенный в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета (утв.приказомМинфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 24.12.2010, с изм. от 08.07.2016)), а также учтены требования вышестоящих организаций по данному вопросу. Перечень ситуаций, требующих обязательного проведения инвентаризации представлен в приложение 1.

Процесс инвентаризации можно подразделить на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов (рис.3).

На каждом этапе необходимо четко и своевременно выполнить мероприятия, предусмотренные нормативными актами (приложение 2).

Рисунок 3. Этапы проведения инвентаризации

На первом этапе проводятся подготовительные мероприятия: определяются объекты, подлежащие проверке, материально ответственные за них лица, создаётся инвентаризационная комиссия.

Сведения о начале инвентаризации, конкретных сроках ее проведения, объектах проверки, составе инвентаризационной комиссии, назначении ее председателя указываются в приказе руководителя учреждения.

В состав комиссии могут входить работники бухгалтерии, представители администрации, другие специалисты учреждения (инженеры, экономисты, техники и так далее).

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Перед началом инвентаризации необходимо:

— получить с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эти расписки предусмотрены в унифицированных формах инвентаризационных описей (рис. 4);

Рисунок 4. Расписка материально-ответственного лица

— председателю комиссии завизировать все документы, приложенные к реестрам (отчетам) материально ответственными лицами, с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

На следующем этапе назначенная приказом руководителя инвентаризационная комиссия производит непосредственную проверку фактического наличия имущества путем подсчета, взвешивания, обмера. При этом должно быть обеспечено обязательное участие материально ответственных лиц. Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, это служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Все сведения об имуществе заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации используются формы первичной учетной документации, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества.

Например, в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации. Она отражает: сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.

В Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) заносятся следующие данные: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

Выявляются расхождения по излишкам или недостачам в количественном и суммовом выражении.

Все инвентаризационные описи должны быть подписаны председателем комиссии и её членами.

При заполнении инвентаризационных описей нужно:

— производить их заполнение как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При этом в них не должно быть ни подчисток, ни помарок;

— указывать наименование инвентаризуемого имущества, его количество по номенклатуре и в единицах измерения;

— на каждой странице описи указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ценности показаны;

— не допускать наличия незаполненных строк, на последних страницах незаполненные строки прочеркивать;

— делать отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов на последней странице описи за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проведении инвентаризации отдельных видов имущества следует соблюдать определенные правила.

Инвентаризация основных средств организации проводится в соответствии с п.3.13.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13июня 1995г. №49 и п.27 приказа от 29июля 1998г. №34н.

Перед проведением инвентаризации основных средств нужно проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей, книг и других регистров аналитического учета;

б) состояние и наличие технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их оформление или получение.

В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации следует внести соответствующие уточнения и исправления.

В ходе проведения инвентаризации основных средств комиссия не только устанавливает их наличие, но и проверяет их соответствие основным техническим или эксплуатационным показателям. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и так далее).

С инвентаризацией собственных основных средств одновременно нужно проверять основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Обязанность по проведению инвентаризации основных средств у арендатора на учреждение-арендодателя не возлагается. Для обоснования отсутствия основного средства в учреждении к Инвентарной карточке учета основных средств (ф. № ОС-6) прикрепляется копия акта приема-передачи основного средства в аренду.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в соответствии с п.3.153.26 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13июня 1995г. №49.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в отдельном помещении.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета или перевешивания. Не допускается вносить в описи: данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, номер и дата приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») или суммы за материалы и товары, фактически полученные и оплаченные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, дата отгрузки, сумма, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, стоимость (по данным учета), сорт, дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с указанием п.7 Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и п.3.393.43 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13июня 1995г. №49.

При инвентаризации денежных средств остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета кассовой книги. При осуществлении наличных расчетов с применением контрольно-кассовой техники проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира — операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухучета c данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризации расчетов (с бюджетом, с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с работниками, с депонентами, другими дебиторами и кредиторами) это проверка сумм дебиторской и кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета и их обоснование.

Правила проведения инвентаризации расчетов регламентированы пп. 3.443.48 Методических указаний № 49.

Расчеты с покупателями, поставщиками, подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма 0504089).

По задолженности работникам учреждения выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы не сданных в кассу остатков авансов.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки состояния расчетов также должна установить:

  1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
  2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
  3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, учитываются при исчислении налога на прибыль: суммы кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности относятся к внереализационным доходам (п. 18 ст. 250 НК РФ); суммы безнадежных долгов относятся к внереализационным расходам (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Чтобы не допустить искажения данных при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и избежать санкций со стороны контролирующих органов, необходимо своевременно производить списание таких сумм.

Помимо обязательного проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в учетной политике целесообразно предусмотреть ежеквартальную или ежемесячную сверку расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Регулярный мониторинг и проведение инвентаризации расчетов в течение отчетного года являются гарантией полноты и достоверности отражения в учете и отчетности сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации:

  1. Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:

Дебет 01 « Основные средства»

Дебет 10 «Материалы»

Дебет 41 «Товары»

Дебет 43 « Готовая продукция»

Дебет 50 « Касса»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы»;

  1. Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 01 «Основные средства»

Кредит 10 «Материалы»

Кредит 41 «Товары»

Кредит 43 « Готовая продукция»

Кредит 50 « Касса»;

  1. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:

Дебет 20 «Основное производство»

Дебет 23 «Вспомогательные производства»

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы»

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Дебет 29 «Обслуживающие производства»

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

  1. Списание недостачи за счет виновного лица:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

  1. Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 43-2:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

  1. погашение задолженности:

Дебет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

  1. отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

  1. возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дебет 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

  1. Списание недостачи на финансовые результаты:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

  1. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

— на сумму недостачи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 10 «Материалы»

Кредит 41 «Товары»;

— на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

— списание недостачи:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Таким образом, инвентаризация проводится в несколько этапов, на каждом из которых в установленном порядке должны быть реализованы обязательные мероприятия. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания машин, оборудования, других объектов основных средств организации.

2. Проведение инвентаризации в государственном учреждении Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский»

2.1 Организационно-экономическая характеристика

Межмуниципальный отдел Министерства внутренних дел Российской Федерации «Суксунский» (реализующий задачи и функции органов внутренних дел на территории Ординского и Суксунского муниципальных районов) был создан в 1918 году. Он входит в состав органов внутренних дел Российской Федерации и подчиняется Главному управлению Министерства внутренних дел Российской Федерации по Пермскому краю.

Полное наименование: Межмуниципальный отдел Министерства внутренних дел Российской Федерации «Суксунский» (реализующий задачи и функции органов внутренних дел на территории Ординского и Суксунского муниципальных районов).

Сокращенное наименование: Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский».

Местонахождение: 617560, Россия, Пермский край, п.г.т. Суксун, ул. Халтурина, 6.

Площадь, обслуживаемая отделом полиции территории, составляет 1977 кв.км. Численность населения — 21 900 человек.

Отдел осуществляет свою служебную деятельность на территории Ординского и Суксунского муниципального района Пермского края. Границы территории обслуживания Отдела определяются правовым актом начальника ГУ МВД России по Пермскому краю в соответствии с утвержденной Министром внутренних дел Российской Федерации схемой размещения территориальных органов.

Основными направлениями деятельности Отдела являются:

1) защита личности, общества, государства от противоправных посягательств;

2) предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений;

3) выявление и раскрытие преступлений, производство дознания и предварительного следствия по уголовным делам;

4) розыск лиц;

5) производство по делам об административных правонарушениях, исполнение административных наказаний;

6) обеспечение правопорядка в общественных местах;

7) обеспечение безопасности дорожного движения;

8) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области оборота оружия;

9) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области частной детективной (сыскной) и охранной деятельности;

10) охрана имущества и объектов;

11) участие в обеспечении государственной защиты потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства, судей, прокуроров, следователей, должностных лиц правоохранительных и контролирующих органов, а также других защищаемых лиц;

12) осуществление экспертно-криминалистической деятельности.

По решению Президента Российской Федерации сотрудники полиции могут участвовать в деятельности по поддержанию или восстановлению международного мира и безопасности.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, Федеральным законом от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции», иными федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законами Пермского края по вопросам охраны общественного порядка и обеспечения общественной безопасности, изданными в пределах его компетенции, нормативными правовыми актами МВД России, правовыми актами ГУ МВД России по Пермскому краю, а также настоящим положением.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими органами внутренних дел, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти (их структурными подразделениями).

При решении совместных задач Отдел обеспечивает взаимодействие с органами исполнительной власти Пермского края, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Деятельность Отдела является открытой для общества и публичной в той мере, в какой это не противоречит требованиям законодательства Российской Федерации.

В Отделе в целях обеспечения его полномочий в пределах установленной штатной численности вводятся должности, подлежащие замещению лицами рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, а также могут вводиться должности, подлежащие замещению федеральными государственными гражданскими служащими и работниками.

Отдел образовывается, реорганизуется и ликвидируется в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности начальником ГУ МВД России по Пермскому краю. В 2015 году начальником МО МВД России «Суксунский» был Холин Юрий Анатольевич, но по выслуге лет был освобожден от занимаемой должности. На данный момент начальником является Хайбуллов Марат Талгатович, подполковник полиции.

Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

Начальник Отдела имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности начальником ГУ МВД России по Пермскому краю в установленном МВД России порядке.

Структура Отдела устанавливается правовым актом начальника ГУ МВД России по Пермскому краю в соответствии с примерной моделью организационного построения территориального органа, утвержденной МВД России.

Отдел является получателем и распорядителем бюджетных ассигнований, осуществляет полномочия администратора доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, ведение бюджетного учета и предоставление бюджетной отчетности в соответствующие инстанции, иные полномочия в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

За Отделом в целях обеспечения его деятельности закрепляются в установленном порядке на праве оперативного управления здания (строения, сооружения), помещения, оборудование, техника, инвентарь и другое имущество.

Имущество, приобретенное Отделом по договору или иным основаниям, поступает в его оперативное управление в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Земельные участки предоставляются Отделу в постоянное (бессрочное) пользование в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На 2015 год в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» была утверждена смета с годовым бюджетом 76 769, 60 тыс. рублей (постатейная смета представлена в приложении 3) и смета по приносящей доход деятельности с бюджетом 102883, 98 тыс. рублей (приложение 4).

Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности Отдела осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России.

2.2 Организационная работа по подготовке к обязательной инвентаризации в 2015 году

В бюджетных учреждениях, в отличие от коммерческих организаций, система контроля над всеми совершаемыми хозяйственными операциями должна быть на достаточно высоком уровне. Учреждению, как получатель бюджетных средств, обязано организовать систему внутреннего контроля. Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля являются одним из приложений к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений ф.0503160. Бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип, наименование контрольного мероприятия, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю выполнения требований бюджетного законодательства, соблюдением финансовой дисциплины и эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности.

Бюджетная классификация используется при составлении, утверждении и исполнении бюджетов всех уровней бюджетной системы, а также применяется при составлении и исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности.

В Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной бюджетной отчетности осуществляется внутренний контроль. Система внутреннего контроля включает в себя надзор и проверку:

— соблюдения требований бюджетного законодательства;

— полноты и точности составления регистров и документов бухгалтерского учета;

— предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

— исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

— сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

На главного бухгалтера и подразделение бухгалтерии возложена основная ответственность за организацию системы внутреннего контроля. В зависимости от основных задач, цели и методологического подхода, контроль имеет всегда определенную направленность. Она влияет на сроки, длительность проверки, объем проверяемой информации.

На сегодняшний день в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» используются общая и универсальная методика, предполагающая разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Примером предварительного контроля может служить контроль соответствия заключаемых учреждением договоров, доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля в учреждении, ответственные за совершение той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины, и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов фактически произведенным расходам, а так же контроль за не превышением кассовых расходов над доведенными лимитами бюджетных обязательств и за не превышением установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. Текущему контролю подвергаются действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и оплаченных учреждением товаров (работ, услуг), полнота и правильность документального оформления операций.

Внутренний контроль в учреждении осуществляется посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности, принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется начальником Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский», за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также начальник утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Данные по составу в обязательном порядке доводятся под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов и регистрируются в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который ведет председатель инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Поскольку Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский» находится в подчинении Главного управления Министерства внутренних дел России по Пермскому краю, то стартом подготовительной работы для проведения обязательной годовой инвентаризации в 2015 году стал Приказ Главного управления МВД России по Пермскому краю № 998 от 24.09.2015 «О проведении годовой инвентаризации всех статей баланса» (приложение 5).

25 сентября 2015 года издается приказ Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» «О проведении годовой инвентаризации всех статей баланса» (приложение 6).

Согласно приказа в ходе инвентаризации необходимо проверить состояние основных средств (движимого имущества) и материальных запасов, по состоянию на 01 октября 2015года; расчеты с дебиторами и кредиторами денежных средств, ценностей, бланков строгой отчетности, всех счетов в банках на 01 октября 2015 года; недвижимое имущество, незавершенное строительство и земельные участки по состоянию на 01 октября 2015 года.

Для проведения инвентаризации в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» создается центральная инвентаризационная комиссия (приложение № 1 к приказу Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» от 25.09.2015 года № 332) и рабочая инвентаризационная комиссия в отделении полиции (дислокация с.Орда) Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» (приложение № 2 к приказу Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» от 25.09.2015 года № 332).

При проведении инвентаризации центральная инвентаризационная комиссия и рабочая комиссия руководствуются инструкцией о порядке проведения инвентаризации материальных ценностей (приложение № 3 к приказу Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» от 25.09.2015 года № 332).

Члены комиссии подчиняются председателям инвентаризационных комиссий, которые осуществляют контроль их деятельности.

В срок до 1 ноября 2015 года рабочая инвентаризационная комиссия отделения полиции (дислокация с.Орда) Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» представляет материалы инвентаризации (инвентаризационные описи, составленные в строгом соответствии с приказом Минфина РФ от 13 июня 1995г. № 49) центральной инвентаризационной комиссии.

Приказом установлен срок проведения инвентаризации до 11 декабря 2015 года. Центральная инвентаризационная комиссии Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» представляет в ЦФО ГУ МВД России по Пермскому краю для утверждения материалы инвентаризации (копию приказа о проведении инвентаризации, протокол заседания комиссии по результатам инвентаризации, инвентаризационные описи, составленные в строгом соответствии с приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49).

К этому сроку необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей, проверить правильность организации аналитического учёта основных средств, проверить наличие материального и складского учета у материально ответственных лиц, обеспечение условий сохранности материальных ценностей, проставить новые инвентарные номера на основных средствах, числящихся в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» за материально ответственными лицами, проверить правильность заключенных с ними договоров.

По выявленным фактам недостач или хищений товарно-материальных ценностей представить материалы служебных проверок, выписки из приказов о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности виновных лиц.

Ответственность за достоверность представленных материалов и качественное проведение инвентаризации возлагается на представителей инвентаризационной комиссии.

Согласно приказа от 25.09.2015 года № 332 до 25 декабря 2015 года центральная инвентаризационная комиссия рассматривает результаты инвентаризации на совещании при начальнике Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский».

Итак, все необходимые мероприятия организационного этапа проведены в полном объеме и своевременно, что позволило приступить к следующим этапам инвентаризации в срок.

2.3 Проведение обязательной инвентаризации в 2015 году

В первую очередь, в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский», были проинвентаризированы наличные денежные средства в кассе на сумму 0 рублей. Инвентаризация кассы учреждения проводилась в соответствии с Указанием Банка России от 11марта 2014г. №3210-У и Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13июня 1995г. №49.

Основные документамы, которые были изучены при инвентаризации кассы: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги было проверено соблюдение требований:

  1. правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
  2. кассовая книга прошнурована, пронумерована и опечатана печатью №1 Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский».

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов, членам инвентаризационной комиссии был реализован метод взаимного контроля. Произведено сравнение записей в Главной книге «Касса» и в журнале операций по счету «Касса», а также проведено сопоставление по приходным кассовым ордерам, отчетам кассира. Расхождений обнаружено не было.

Списание денежных средств проверено по документам, приложенным к кассовым отчетам. Замечаний по оформлению документов не выявлено: имеются расписки получателей, они погашены штампом «Оплачено» с указанием даты, на них нет следов подчисток и исправлений.

Затем в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» было проверено основных средств на сумму 51695036,52 рублей, в том числе по балансовым счетам:

— 101 12 — 13373090,50 руб.,

— 101 34 — 16024523,09 руб.,

— 101 35 — 20735592,27 руб.,

— 101 36 — 1540023,88 руб.,

— 101 37 — 4306,78 руб.,

— 101 38 — 17500,00 руб.

Проверено основных средств:

— в оперативном учете на общую сумму 1605801,81 рублей;

— полученных по централизованному снабжению на общую сумму 2316036,54 рублей.

Для организации учета и обеспечения контроля над сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (например, 1101050001).

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного (эксплуатации) более одного года.

Для организации учета основных средств важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление единицы учета предметов основных средств, установление принципов оценки основных средств.

Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежности, использованию.

По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, производственный и хозяйственный инвентарь, машины и оборудование, транспортные средства, драгоценности и ювелирные изделия, библиотечный фонд, прочие основные средства.

Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета.

По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся: в эксплуатации; стадии достройки, дооборудования, запасе (резерве); реконструкции и частичной ликвидации; на консервации.

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются: на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду); объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении; объекты основных средств, полученные организацией в аренду.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 руб. включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, нанесения краской, маркером или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном объединяющем их объекте. В тех случаях, когда объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются следующими формами первичной учетной документации.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются первичными документами:

  1. актом о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1), кроме объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;
  2. актом о приемке-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;
  3. актом о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1б);
  4. накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);
  5. актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3);
  6. требованием-накладной (ф. № М-11);
  7. ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

После оформления акты о приемке-передаче основных средств передают в бухгалтерию учреждения. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей и организации, принимающей основные средства).

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств.

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

В заголовочной части карточки указываются: наименование учреждения, структурного подразделения; полное наименование объекта учета; его назначение; организация-изготовитель; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; местонахождение объекта; номер счета бюджетного учета; инвентарный номер объектa.

В содержательной части карточки отражаются: паспортные данные; дата выпуска или изготовления; дата и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; срок полезного использования; сведения по амортизации (норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной за месяц амортизации, последняя дата начисления амортизации), о результатах переоценки, оприходовании, реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях, перемещении и выбытии объекта.

Кроме того, записывается краткая характеристика объекта; размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов с указанием наименования объекта (детали), драгоценного материала, единицы измерения, количества (массы) драгоценного материала.

В оформляющей части карточки указываются должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. В содержательной части карточки указываются: первоначальная (восстановительная) стоимость объектов; дата изменения стоимости в результате переоценки; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, сумма, количество); остаток в количественном и денежном выражении; сведения о норме и суммах амортизационных отчислений.

Перед проведением инвентаризации основных средств проверено наличие и состояние:

  1. регистров аналитического учета (инвентарных книг, инвентарных карточек, описей);
  2. технических паспортов и другой технической документации;
  3. документов на основные средства, сданных или принятых в аренду и на хранение.

Инвентаризация проведена по местам хранения и материально-ответственным лицам и оформлена инвентаризационной описью. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

При инвентаризации основных средств комиссия произвела осмотр объектов и занесла в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий комиссия проверила наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, не выявлено.

Потом комиссией Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» была проведена инвентаризация материалов на сумму 189675,38 рублей.

К материальным запасам относятся: предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ; готовая продукция.

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль над сохранностью ценностей, соответствием складских запасов нормативам, выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. С этой целью материальные запасы подразделяют на: продукты питания; горюче-смазочные материалы; строительные материалы; мягкий инвентарь; прочие материальные запасы; готовую продукцию.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль над соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» майора внутренней службы Намитову Н.И. и руководителя соответствующих подразделений.

Контроль над выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и другое. Бухгалтерия осуществляет контроль над организацией данного оперативного учета.

Инвентаризация материальных запасов производится в порядке их расположения в помещении. При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующей складом (кладовой) Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» Безденежных Т.С. и других материально ответственных лиц проверила фактическое наличие материальных запасов путем их пересчета, перевешивания или перемешивания.

Производственный и хозяйственный инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводилась путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы занесены по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета. Проверке были подвергнуты счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам», 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются по документам в корреспонденции с соответствующими счетами.

По задолженности работникам организации (по счетам 03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (целевое назначение, даты выдачи).

Также в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» была проведена инвентаризация драгоценных металлов в составе технических материальных средств, в количестве 82,64827362 гр., в том числе:

— золото 2, 96854612 гр.,

— серебро 78,23741606 гр.,

— платина 0,0607 гр.,

— палладий 1,365059 гр.,

— рутений 0,01660554 гр.

Проверено бланков строгой отчетности в количестве 15445 штук.

Проведена инвентаризация 3 земельных участков общей площадью 7855, 33 кв.м. кадастровой стоимостью 5962685,92 рублей.

Проведена сверка расчетов с дебиторами и кредиторами: дебиторская задолженность по состоянию на 01.10.2015 года составила 318163,52 рублей, кредиторская задолженность по состоянию на 01.10.2015 года составила 32163,08 рублей, просроченная дебиторская и кредиторская задолженность отсутствует.

Кроме этого, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

  1. расчетов с казначействами, налоговыми, финансовыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
  2. суммы задолженности по хищениям и недостачам, числящимся в бюджетном учете;

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Примеры инвентаризационных описей представлены в приложении 7.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Если результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухгалтерского учета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которых фиксируется установленное несоответствие финансовых и нефинансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в суммовом и количественном выражении. Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Ведомости о результатах инвентаризации ф. ИНВ-26 (приложение 8), которая подписывается членами комиссии и утверждается начальником Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский».

Альбом проводок по отражению выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостач представлен в таблице 2 (приложение 9).

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Инвентаризационная комиссия устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности. Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (полный износ, порча), а также предложений источников списания этих объектов. Инвентаризационная комиссия вносит предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответственных лиц. При этом не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом (приложение 10), в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет.

Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Таким образом, в результате инвентаризации за 2015 год излишков и недостач не выявлено, процедура проведения инвентаризации соблюдена, и её результаты признаны действительными и достоверными.

Объектом исследования стал Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский» бюджетное учреждение, которое реализует широкий спектр направлений деятельности. Анализ организационно-экономических характеристик показал, что Межмуниципальный отдел МВД России «Суксунский» успешно реализует поставленные задачи, в полном объеме исполняет государственный заказ, бюджет полностью соответствует заявленной смете и имеет высокий уровень исполнения. Анализируя результаты проведенной в 2015 году инвентаризации, можно сделать вывод о достоверности бухгалтерского и налогового учета.

3. Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации имущества и обязательств

3.1 Систематизация типичных ошибок и нарушений при проведении инвентаризации

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто допускают различные нарушения при проведении инвентаризации.

Например, при документальной проверке довольно часто можно обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными.

Или, например, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица — их присутствие при ее проведении обязательно. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными.

Анализируя основные упущения руководства, стоит отметить несоблюдение требований к ограничению доступа к инвентаризируемым материальным ценностям и описям. Инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности, и хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям нормативных актов, регулирующих процедуру инвентаризации, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер. В этом случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций, как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и не произведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов. Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

При инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом. Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету. Не допускается вносить в описи: данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Если инвентаризация носила формальный характер и материальные ценности были занесены в описи со слов материально ответственного лица, то ее результаты могут быть признаны недействительными, что, вполне вероятно, может засвидетельствовать материально ответственное лицо в той же объяснительной, например, по поводу выявленной недостачи.

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. В случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы.

В ходе проведенной инвентаризации в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» не было выявлено излишков и недостач, что свидетельствует о высоком уровне организации бухгалтерского и налогового учета, достоверности бухгалтерского учета.

За годы существования бухгалтерской службы в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» был наработан большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. На основе внутренних документов, а также анализа актов инвентаризации за прошлые отчетные периоды были формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации, которые представлены в таблице 3 (приложение 11).

Таким образом, предлагается использовать таблицу ошибок как вопросник для самоконтроля в работе инвентаризационной комиссии в целях предотвращения нарушений при проведении инвентаризации.

3.2 Издержки при проведении инвентаризации и пути их минимизации

Основной проблемой при проведении инвентаризации является её трудоёмкость: необходимо обработать большой объем учётной информации в натуральном и документальном выражении, сравнить, проанализировать расхождения, учесть всевозможные нюансы. Законодательство требует именно скрупулезной проверки наличия инвентаризируемых объектов, а значит, при классическом подходе к организации процедуры инвентаризации возникают следующие издержки:

  1. Временные (большое количество времени затрачивается на проверку фактического наличия имущества, затем на сверку данных с данными бухгалтерского учета);
  2. Финансовые (остановка деятельности организации при проведении инвентаризационных мероприятий, увеличение нагрузки на бухгалтерию).
  3. Трудовые (отвлечение части персонала от основной деятельности для проведения инвентаризационных мероприятий);

Решение этих проблем видится следующими способами: аутсорсинг и автоматизация инвентаризации.

В последнее время привлечение подрядчиков для проведения инвентаризаций становится все более и более актуально. Это связано с пониманием важности получения точных результатов инвентаризаций и необходимостью минимизаций издержек данного процесса.

Причины привлечения независимой инвентаризации могут быть разными:

  1. плановая проверка;
  2. внеплановая ревизия;
  3. выборочная инвентаризация;
  4. выявление хищения товара на объекте штатными сотрудниками, третьими лицами;
  5. закрытие/ реконструкция объекта/ переезд;
  6. смена материально-ответственных лиц;
  7. другие причины.

Аутсорсинг позволяет сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

  1. снижение стоимости реализации процесса, а именно:
  2. сокращение и контроль издержек (как правило, дешевле, чем зарплата штатной единице);
  3. освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
  4. экономия на налогах на зарплату штатной единице;
  5. увеличение качества:
  6. фокусирование на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя здесь также возможен синергетический эффект);
  7. отсутствие заинтересованности в искажении результатов инвентаризации;
  8. использование специализированного оборудования, знаний, технологий;
  9. снижение рисков, связанных с реализацией процесса:
  10. использование конкуренции на рынке исполнителя;
  11. сокращение влияния неуправляемых факторов;
  12. разделение и частичная передача другой компании рисков.

Таким образом, сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых, на порядок ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации. Однако необходимо учитывать особенности рассматриваемой организации и особенности её финансирования. Отсутствие опыта передачи проведения инвентаризации в бюджетных организациях на аутсорсинг, лимитирование расходов, необходимость организации тендера делает этот вариант оптимизации процедуры инвентаризации не таким перспективным для бюджетных организаций.

Еще один вариант сокращения издержек при проведении инвентаризации направлен на внедрение автоматизированной системы учета и инвентаризации имущества. В настоящий момент на рынке существует несколько вариантов таких систем. Все они применяют штриховое кодирование.

Широкое использование штриховых кодов было обусловлено необходимостью обеспечить автоматизированный ввод информации в компьютерные системы управления, который отличался бы высокой надежностью, простотой и экономичностью. Штриховой код — это элемент системы управления. В отрыве от компьютерной системы управления, вне связи с ее информационной базой он не имеет никакого смысла. Технология штрихового кодирования применяется во многих сферах деятельности, но наиболее широко и эффективно она используется в торговле, учете материальных запасов, перевозок.

Штриховые коды вышли на первое место среди множества известных способов идентификации и получили преимущество в большинстве практических приложений перед другими оптическими методами. Достоинства технологии штрихового кодирования можно оценить с точки зрения надежности, простоты применения и экономичности.

Штриховые коды характеризуются высокой надежностью. К ним применимы те методы защиты от ошибок, которые широко используются в связи и компьютерном деле.

Простота применения штрихового кода определяется его природой: его наличие или отсутствие сразу видно (в отличие от магнитных или радиочастотных методов, которые применяются, прежде всего, там, где содержание и даже присутствие кода желательно скрыть), он легко наносится на упаковку или на бумажный ярлык, хорошо считывается устройствами, соединенными с компьютером. При этом такие устройства не являются чем-то сверхъестественным в проектировании и производстве, будучи разновидностью обычных сканеров.

По экономичности технология штрихового кодирования не имеет себе равных, даже в производстве дешевых товаров массового спроса изготовление штриховых кодов не оказывает заметного влияния на себестоимость товара для производителя, а благодаря совершенствованию процессов хранения, транспортировки и продажи товаров достигается значительный экономический эффект на всех этапах продвижения товара к потребителю.

Наличие штриховых кодов на товарах позволяет реализовать технологию управления товарными потоками, дающую возможность в любой момент времени знать, какой товар имеется в наличии и где он находится. Достигается это благодаря идентификации товаров, мест хранения, групповой тары, рабочих мест операторов. Любое перемещение предметов на складе сопровождается считыванием штриховых кодов и регистрацией происходящих изменений. Это позволяет автоматизировать различные функции управления и обеспечивать управление в реальном масштабе времени. Повышается эффективность всех операций, связанных с приемом, размещением, отбором и отгрузкой готовой продукции. Экономический эффект от внедрения технологий штрихового кодирования достигается благодаря ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению оперативного управления производственными запасами, снижению внутри складских издержек, уменьшению потерь товаров и т.д.

Технология штрихового кодирования обеспечивает 100% идентификацию объектов учета, служит развитию предприятия и позволяет достичь следующих целей:

  1. сокращение временных издержек на проведение инвентаризации;
  2. уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества;
  3. своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;
  4. выявление естественных потерь;
  5. повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств;
  6. избавление от неточностей при приёме, выбытии и учете основных средств;
  7. выявление неправильного отражения документальных данных;
  8. выявление прямых злоупотреблений материально ответственными лицами;
  9. предотвращение несанкционированной подмены инвентарных единиц.

Одна из разработок аппаратно-программный комплекс автоматизации процесса инвентаризации с использованием механизма штрихового кодирования «Scan-Parus» интегрируется с программным продуктом «Парус» (рис. 5).

Рисунок 5. Общая схема проведения инвентаризации с использованием комплекса «Scan-Parus»

С его помощью можно промаркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками со штрих-кодами содержащими информацию об объекте и его местонахождении.

В дальнейшем, пройдя по помещениям сканируя информацию из этикеток, можно получить фактические данные о наличии и расположении инвентарных объектов. С помощью специальной программы, данные раздела учета основных средств из программы «ПАРУС-Бухгалтерия» выгружаются в терминал. Далее инвентаризация осуществляется путем сканирования этикеток на дверях помещений и на инвентарных объектах. При этом в терминале накапливается информация о том, какие объекты, в каких помещениях обнаружены. Затем, накопленные таким образом данные вновь загружаются в программу «ПАРУС-Бухгалтерия». По результатам инвентаризации можно сформировать инвентаризационную опись с реальными данными о фактическом наличии и местонахождении объектов и другие документы. При необходимости, можно автоматически внести изменения в инвентарные карточки о фактическом местоположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации «Scan-Parus» состоит из:

  1. Аппаратная часть: принтер штрих кодов и терминал сбора данных;
  2. Программная часть: терминальная часть и серверная часть.

Используя комплекс автоматизации проведения инвентаризации «Scan-Parus», можно:

  1. распечатывать для инвентарных объектов самоклеящиеся этикетки (содержащие штрих код, наименование, инвентарный номер);
  2. оперативно проводить инвентаризацию имущества;
  3. маркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками, содержащими штрих код;
  4. получать достоверную информацию о фактическом наличии и расположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации «Scan-Parus» позволит:

  1. существенно сократить время на проведение инвентаризации имущества;
  2. значительно снизить трудоемкость процесса инвентаризации;
  3. существенно уменьшить вероятность фальсификации данных о результатах инвентаризации и других злоупотреблений материально ответственных лиц;
  4. снизить вероятность несанкционированного исчезновения имущества;
  5. свести к минимуму пересортицу;
  6. повысить оперативность и качество учета в целом.

Еще одно предложение — программа складского учета «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0». Программа позволяет осуществить автоматизацию складского учета, организацию складского учета, позволяет вести карточки складского учета, оформлять бланки складского учета, исходя из правил складского учета и инструкции по складскому учету, осуществлять проведение инвентаризации.

Программа позволяет произвести автоматизацию склада. Программа служит как книга складского учета, позволяя вести систему складского учета. Внедрение складского учета на базе конфигурации «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» позволяет получать из других систем автоматизации заявки на приемку товара и его отгрузку, а также задания на переупаковку, формирование наборов (комплектацию), списание и пр. складские операции, отражаемые в системе автоматизации склада; передавать в другие системы автоматизации данные о фактических движениях товаров на складе; не вводить данные дважды, то есть снижать вероятность ошибок при вводе данных в системы автоматизации склада и прочие системы автоматизации за счет их автоматической передачи; повысить оперативность взаимодействия между складами и другими подразделениями компании. Большой функционал программы «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» позволяет просто проводить инвентаризацию.

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процессов учета и управления имуществом с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Рисунок 6. Принцип работы системы АйТи-АИ

Основные цели:

  1. достижение полной прозрачности в области оперативного учета имущества;
  2. упрощение проведения инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании);
  3. сокращение сроков проведения инвентаризации;
  4. снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации;
  5. снижение материальных затрат на приобретение имущества.

Функциональные возможности системы АйТи-АИ (рис. 6):

  1. первичный учет имущества (заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета;
  2. инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач;
  3. обработка результатов учета и инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании):
  4. построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт);
  5. построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах;
  6. автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации;
  7. синхронизация с учетной системой;
  8. формирование сводной отчетности;

Преимущества системы АйТи-АИ:

  1. структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации;
  2. сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов;
  3. повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов;
  4. повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов;
  5. повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора;
  6. упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации);
  7. предотвращение хищения и подмены имущества.

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

1. Проведение первичного учета и подготовки меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.).

В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

2. Проведение инвентаризации имущества

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных. Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает на терминале сбора данных соответствующее местонахождение. Далее производится идентификация объектов.

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с объекта учета на экране терминала сбора данных отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. Пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению объекта учета загружаются из терминала сбора данных в БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Таким образом, система АйТи-АИ имеет обширную методологическую и программную базу для автоматизации процесса инвентаризации. Как заявляет компания «АйТи. Смарт системы» средний срок окупаемости инвестиций в автоматизацию 2 года.

Вышеперечисленные способы оптимизации издержек при проведении инвентаризации оптимальны с точки зрения своей технологичности, однако предполагают финансовые затраты на реализацию.

3.3 Оптимизация процедуры проведения инвентаризации за счет внутренних ресурсов

Как уже отмечалось, бухгалтерия Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» имеет большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. Такой интеллектуальный багаж в формализованном и структурированном виде является мощнейшим инструментом оптимизации процедуры проведения инвентаризации и может приобрести форму технологических карт.

Технологическая карта может состоять из следующих разделов:

I. Область применения.

II. Технология и организация бухгалтерской экспертизы:

— состав нормативно-справочной информации. Большая часть нормативно-справочной информации уже используется при производстве бухгалтерской экспертизы и может быть применена в бюджетных учреждениях, например при ответах на вопросы, ставящиеся перед экспертом, бухгалтером при назначении бухгалтерской экспертизы;

— требования к качеству внутреннего контроля (график проведения инвентаризации, график проведения контрольных мероприятий, наличие в автоматизированной форме учета элементов контроля);

— методологические схемы производства бухгалтерской экспертизы (перечень типичных нарушений, перечень учетной и внеучетной информации, спецификация первичных документов и учетных регистров с указанием обязательных реквизитов и комплектности, схема документооборота, схема порядка проведения бухгалтерской экспертизы);

— перечень изменений нормативов, лимитов за проверяемый период (при необходимости).

III. Требования к качеству и приемке заключения эксперта-бухгалтера:

— требования к качеству исследуемой документации;

— перечень процессов, подлежащих контролю.

IV. Потребность в ресурсах:

— перечень видов дополнительной экспертизы (финансово-аналитическая экспертиза, финансово-кредитная экспертизa, инженерно-экономическая экспертиза, налоговая экспертиза);

— перечень технологической оснастки, инструмента, инвентаря и приспособлений.

V. Финансово-экономические показатели (при необходимости):

— основные экономические показатели деятельности;

— степень соответствия расходов учреждения, осуществляемых за счет средств финансирования, используемым бюджетным ассигнованиям;

— наличие признаков банкротства.

Технологическая карта может стать основным организационно-методологическим документом в бухгалтерской экспертизе, которая содержит комплекс мероприятий по организации бухгалтерской экспертизы в бюджетном учреждении.

Самостоятельное составление технологической карты позволяет систематизировать удачный опыт проведения инвентаризаций с учетом нюансов конкретной организации. Содержание технологической карты позволит четко следовать алгоритму проведения бухгалтерской экспертизы, порядку осуществления контрольных процедур в бюджетном учреждении и сформировать отчет эксперта-бухгалтера.

Наиболее распространенные ошибки и нарушения при проведении инвентаризации связаны с оформлением инвентаризационных мероприятий, поэтому четкое соблюдение процедуры проведения инвентаризации, правильное оформление документов — залог уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при возникновении спорных ситуаций. В 2015 году инвентаризация не выявила в исследуемом Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский» излишков и/или недостач, инвентаризация проведена в соответствии с действующими нормативными документами и признана действительной. Предлагается три пути оптимизации процедуры инвентаризации: аутсорсинг, внедрение автоматизированной системы и консолидация опыта в виде технологических карт.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первой главе дипломной работы «Теоретические аспекты инвентаризации» были рассмотрены основные определения понятиям, изучена нормативно-правовая база документов, регулирующих проведение инвентаризации, выявлены основные этапы и мероприятия инвентаризации, а также представлена корреспонденция счетов по результатам инвентаризации.

Для контроля над сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бюджетного учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами.

С помощью инвентаризации:

— проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,

— выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты,

— контролируется сохранность хозяйственных средств,

— выявляются и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи.

Кроме того, инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из методов контроля работников за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля над работой материально ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.

В работе рассмотрены основные правила проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов и отражения ее результатов в бюджетном учреждении Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский».

Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности в целях обеспечения соответствия ее данных данным бухгалтерского учета учреждения обязаны провести инвентаризацию имущества, в процессе которой устанавливается реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений, проверяется и документально подтверждается наличие имущества, его состояние и оценка.

Процесс инвентаризации подразделяется на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов. На каждом этапе организация обязана четко и своевременно осуществлять инвентаризационные мероприятия, во избежание нарушения требований законодательства РФ.

Инвентаризация является обязательным общехозяйственным мероприятием для любого предприятия, а также элементом учетной политики. На практике во многих организациях эта процедура осуществляется с нарушением установленных правил.

Во второй главе «Проведение инвентаризации в Межмуниципальном отделе МВД России «Суксунский»» представлена организационно-экономическая характеристика исследуемого предприятия, выявлены особенности, связанные со статусом данного бюджетного учреждения, проанализирована организационная работа по подготовке и мероприятия, проведенные в рамках инвентаризации.

В результате анализа процедуры проведения инвентаризации Межмуниципального отдела МВД России «Суксунский» в 2015 году, внутренних документов за предыдущие отчетные периоды были выявлены и формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации. Наиболее часто встречающиеся проблемы это формальное отношение к проведению инвентаризации и, как следствие, нарушение правил оформления первичных учетных документов по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В связи с трудоёмкостью процесса проведения инвентаризации остро стоит вопрос оптимизации этого процесса.

В заключительной третьей главе «Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации имущества и обязательств» систематизированы типичные ошибки и их последствия при проведении инвентаризации, выявлены основные способы оптимизации мероприятий при проведении инвентаризации, а также предложены следующие рекомендации:

  1. передача функции проведения инвентаризации внешнему контрагенту (аудитору);
  2. внедрение автоматизированной системы с технологией радиочастотной идентификации (RFID) или двумерного штрихового кодирования;
  3. создание на базе собственного положительного опыта проведения инвентаризаций методологических таблиц.

Бухгалтерская экспертиза на основе методологических карт предполагает проведение оценки реальности фактов финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, правильности их отражения в системе бухгалтерского учета и отчетности и соблюдения действующего законодательства. При этом может возникнуть ситуация, при которой государственные средства использованы в соответствии со сметой, правильно учтены и отражены в отчетности и вывод эксперта-бухгалтера положительный. На самом деле одновременно могут быть не выполнены поставленные цели, для достижения которых организации выделялись бюджетные средства. Таким образом, если бюджетополучатель отразил правильно все финансово-хозяйственные операции, не нарушил законодательства, но неэффективно использовал бюджетные средства, мнение эксперта-бухгалтера может быть и отрицательным.

Анализируя все компоненты бухгалтерского и налогового учета, а также перечень необходимой для инвентаризации информации, можно сформулировать основные принципы оптимизации процедуры инвентаризации:

  1. Грамотная автоматизация учета.

Важным элементом беспроблемной инвентаризации является удобная учетная система. Ее правильный выбор элемент профилактики проблем, которые может выявить инвентаризация. Программа должна позволять осуществлять полноценный ордерный учет поступления, перемещения и выбытия товаров на всех территориально распределенных складах. Удобно, если в программной конфигурации штатно включены все необходимые для проведения инвентаризации товаров документы, отчеты, печатные формы.

  1. Четкая организационная структура.

В программе автоматизации учета, места хранения материальных запасов должны соответствовать структуре организации.

  1. Проведение выборочных инвентаризаций.

Организовать сплошную проверку слишком дорого. Поэтому при проведении проверок стоит использовать выборочный метод.

  1. Последовательность проведения.

Инвентаризация должна проводиться последовательно по местам хранения. Хаотичное снятие остатков, то в одном месте, то другом, потом опять в первом и т.д. приводит к увеличению временных затрат на проведение инвентаризации и упущениям в виде пропущенных единиц номенклатуры, а значит к недостоверным данным по проведенной инвентаризации. Определенная последовательность снятия остатков обязательно должна быть зафиксирована во внутренней учетной политике.

  1. Формализация.

Снятие остатков необходимо производить только на бланках инвентаризации, сформированных в учетной программе. Номенклатурный список товаров должен быть упорядочен в соответствие с используемыми местами хранения.

Итак, следование этим принципам позволит оптимизировать проведение инвентаризации, снизить временные затраты при снятии остатков и ввода данных в учетную программу, высвободить время для проведения аналитики данных по результатам инвентаризации и получать достоверные цифры по товарным запасам, излишкам и недостаче.