Разработка автоматизированного рабочего места секретаря судебного заседания по гражданским делам (на примере Мирового суда г. Москвы)

метки: Судебный, Секретарь, Заседание, Процесс, Оформление, Данные, Система, Мировой

В современных условиях в государственных структурах большое внимание уделяется производительности труда сотрудников и качеству обслуживания клиентов. Это обусловлено тем, что государство придерживается политики открытости и доступности. В целях обеспечения этих принципов организован портал государственных услуг (gosuslugi.ru), отдельно создан портал каждого ведомства, организованы опросы пользователей услуг, глобальные информационные системы по сбору информации с территориально-распределенных подразделений одного ведомства. Но для обеспечения выполнения указанных принципов необходимо оптимизировать работу сотрудников, которые занимаются обработкой, хранением, поиском информации, созданием различных документов. Перечисленные функции определяют производительность работы сотрудников.

В представленной выпускной квалификационной работе рассматривается разработка информационной системы по ведению гражданского судопроизводства для секретаря судебного заседания Мирового суда г. Москвы. В данной работе рассматривается автоматизация выполнения работы секретаря судебного заседания по гражданским делам. Объектом исследования выступает работа секретаря судебного заседания.

Основные функции секретаря судебного заседания ( по гражданским делам):

• Принятие и проверка искового заявления;
• Возбуждение гражданского дела;
• Подготовка материалов дела к судебному заседанию;
• Вызов сторон путём выписки судебных повесток;
• Ведение протокола судебного заседания;
• Заполнение учётно-статистических карт по гражданским делам;
• Заполнение исполнительных листов.

В конце каждого года секретарь формирует отчёты по гражданским делам, рассмотренным за предыдущие периоды, в которых указаны статьи, применяемые в деле, вид наказания ответчика и среднее значение наказания. Так же, секретарь судебного заседания списывает закрытые дела в архив. Срок хранения гражданских дел в архиве — 5 лет, за исключением дел о взыскании алиментов. В этом случае, дело хранится в архиве до момента достижения ребёнком совершеннолетия. После истечения срока хранения, секретарь уничтожает дело.

В представленной работе рассматривается автоматизация следующих функций: ввод, поиск информации по нужному делу; генерация документов (судебных повесток); заполнение бланков установленной формы (исполнительных листов и учётно-статистических карточек); формирование информации для годового отчета. Вынесенные в систему функции являются ключевыми в соответствии с положениями, выявленными в ходе анализа предметной области и выявления бизнес требований.

Протокол судебного заседания в гражданском процессе

... заседания по гражданскому делу. Целью курсовой работы является: ·изучение протокола судебного заседания по гражданскому делу. Исходя из поставленной цели в работе рассмотрены следующие задачи: рассмотреть протокол судебного заседания как процессуальный акт в гражданском судопроизводстве; · изучить процессуальные проблемы протоколирования судебного заседания; · проанализировать судебную практику по ...

Целью выпускной квалификационной работы является:

• Сокращение временных затрат на оформление документации (судебные повестки, исполнительные листы и учётно-статистические карточки);
• Обеспечение рентабельной работы с архивом (своевременное уничтожение закрытых дел с истёкшим сроком хранения);
• Снижение трудоемкости и количества ошибок в заполняемых документах;
• Повышение производительности труда секретаря судебного заседания.

Информационная система, созданная в рамках выполнения выпускной квалификационной работы, спроектирована с использованием итерационной методологии проектирования информационных систем. Результат выполнения работы является первой версией.

Проект создан с использованием следующего программного обеспечения:

• IDEF37 — для создания диаграмм бизнес процессов, логической и физической модели данных;
• MS Visio 2010 — для создания DFD диаграмм, организационной структуры, ER-модели, дерева функций;
• MS Access — для создания базы данных.

Практическая значимость представленной работы заключается в ориентации на повышение производительности труда. После внедрения информационной системы секретарь судебного заседания сможет значительно сократить время заполнения всей документации, а, следовательно, и время оформления дел в целом.

1.1 Описание модели организации и анализ «узких мест»

1. 1.1 Миссия

Миссия гражданско

Во второй половине XIX века в рамках общих либеральных преобразований, осуществляемых Александром II. была проведена реформа судебной системы России. 20 ноября 1864 г. Были обнародованы «судебные уставы», которые организовали по-новому судебную власть: в судебную систему вводились новые судьи — мировые. Созданный институт мировых судей представлял собой максимально доступную населению систему, построенную на начале всесословности, выборности, независимости и несменяемости, состязательности и гласности. Мировой судья был первой инстанцией для рассмотрения несложных уголовных дел.

В целях обеспечения жителей Москвы быстрой и реальной судебной защитой их законных прав, а также создания мировым судьям благоприятных условий для работы, постановлением Правительства Москвы от 30.04.2002 г.№323-ПП была утверждена городская программа введения института мировых судей в Москве на 2002-2003гг. Программа предусматривала ремонт, подбор, оснащение необходимыми материально-техническими средствами и комплектование аппаратов мировых судей в Москве. Именно эти функции осуществляет Управление по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы.

Задачей гражданского судопроизводства является способствование укреплению законности и правопорядка, предупреждению правонарушений, формированию уважительного отношения к закону и суду.

К принципам деятельности мировых судей можно отнести такие принципы как: справедливость, открытость и равенство перед законом.

Объектом автоматизации данной выпускной квалификационной работы (дипломного проекта) является работа секретаря судебного заседания Мирового суда по гражданским делам, который занимается:

Контрольная работа: Гражданское право: предмет, метод, источники. ...

... систему знаний, идей, представлений о гражданско-правовых явлениях; в) учебную дисциплину. В данной контрольной работе следует рассмотреть понятие, предмет, метод и источники гражданского права, ... предпринимательской деятельности обычаи не только складываются, но и применяются. Субъекты гражданского права, Субъектами, Граждане (физические лица)., Гражданская правоспособность Гражданская ...

• Принятием и проверкой искового заявления;
• Возбуждением гражданского дела;
• Подготовкой материалов дела к судебному заседанию;
• Вызовом сторон путём выписки судебных повесток;
• Ведением протокола судебного заседания;
• Оформлением учётно-статистических карт;
• Заполнением исполнительных листов;
• Формированием ежегодных отчётов по гражданским делам;
• Списанием закрытых дел в архив;
• Уничтожением дел из архива, у которых закончились сроки хранения.

1.1.2 Стратегия

Стратегия

• Совершенствование судебной системы и практики её применения,
• Внедрение эффективных инструментов методического сопровождения деятельности судебных органов,
• Повышение качества межведомственного взаимодействия и взаимодействия с судебными органами,
• Повышение эффективности деятельности судебных органов,
• Развитие кадрового потенциала судебной системы России,
• Развитие внешних и внутренних коммуникаций,
• Внедрение институтов, обеспечивающих повышение эффективности функционирования органов власти,
• Реформа базовых институтов регулирования деятельности судебных органов.

Стратегия развития Мирового суда заключается в следующем:

• Разработать и внедрить методику доказывания гражданского права и свободы человека органами власти;
• Разработать и внедрить методику оценки ущерба публично-правовому образованию, а так же хозяйствующему субъекту, который причиняется в результате нарушения гражданского права органами власти.

1.1.3 ИТ-Стратегия

В период информатизации органов государственной власти информационные технологии были внедрены и в

Информационные технологии могут избавить организацию от рутинных операций, так же позволяют хранить информацию в одном месте и обеспечить доступ к ней в удобное время, поэтому внедрению технологий уделяется большое внимание в судебной системе.

Основные направления развития информационных технологий можно распределить на четыре группы:

• Создание и внедрение систем электронного документооборота в организационно-управленческом секторе,
• Создание и внедрение систем учета и ведения гражданского судопроизводства, которые выполняет подразделение,
• Сопровождение сайта,
• Сопровождение единой системы учета гражданских дел.

План внедрения, использования и развития информационных технологий:

в течение двух лет:

• Создать базу данных судебных решений, структурированную по основным статьям Закона о защите граждан, и других аналитических материалов для повышения эффективности работы сотрудников;
• Стимулировать широкое применение в практической деятельности работников суда информационных источников, в том числе базы данных по конъюнктуре преступлений по гражданским делам и базы данных аналитических отчетов в целях выявления сопоставимых правонарушений;
• Использовать и развивать сайт ведомства, следить за актуальностью контента и обращениями граждан через интернет.

В течение трех лет:

Подготовка гражданских дел к судебному разбирательству

... подготовки дела к судебному разбирательству. При подготовке и написании курсовой работы были использованы учебники и учебные пособия по курсу гражданского процессуального права, научные статьи, монографии, комментарии к Гражданскому процессуальному кодексу РФ, постановления пленумов Верховного Суда ...

• Провести автоматизацию документооборота на всех стадиях гражданского судопроизводства;
• Провести автоматизацию документооборота не только по гражданскому судопроизводству, но и по всем другим видам судопроизводства: административному, уголовному и конституционному.

Оценку стоимости развития информационных технологий провести довольно сложно, что связано с невозможностью предсказать какой будет цена проекта, это связано с выбором направления менеджмента информатизации: если использовать не готовые существующие системы, а разрабатывать систему либо у компании, либо своими силами. Поскольку бизнес-процессы органов судебной власти уникальны, то внедрение уже существующих систем не представляется эффективным в дальнесрочной перспективе.

Предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий:

• Разрабатывать информационные системы документооборота для всех участков в одном здании суда, поскольку их процессы взаимопроникающие;
• Провести качественный анализ существующих бизнес-процессов с ориентиром на будущее;
• Автоматизация должна проводиться централизовано, программные продукты, которые будут разработаны в головном управлении, должны спускаться на все судебные участки, что позволит добиться единообразия документов;
• Использовать и развивать сайт ведомства, следить за актуальностью контента и нововведениями в области web-технологий, чтобы продуктивно использовать их.

Данная выпускная квалификационная работа (дипломный проект) рассматривает автоматизацию работы секретаря судебного заседания Мирового суда, в результате которой разработана информационная система по ведению гражданского судопроизводства. Разработка этой информационной системы включена в ИТ-стратегию Мирового суда города Москвы.

1.1.4 Функциональная модель («Как есть»)

На рисунке 1 изображен верхний уровень контекстной диаграммы «Как есть»

Рис. 1 — Бизнес-процессы первого уровня

Процесс рассматривает ведение гражданского судопроизводства, которое является основной для Мирового суда.

В качестве входных данных используется исковое заявление, поданное истцом, с приложенными к нему всеми необходимыми документами. В качестве выходных данных используются отказ в возбуждении дела, так как признаков преступления гражданского законодательства найдено не было, либо закрытое дело, которое было открыто по заявлению и рассмотрено на судебном заседании. В качестве механизма участвуют в процессе секретарь судебного заседания и Мировой судья. Управляющее воздействие на этот процесс оказывают 3 документа:

• Гражданский Процессуальный Кодекс;
• Подзаконные акты;
• Постановления высших судов, которые также называются судебной практикой.

После проведения декомпозиции данного процесса (процесса ведения гражданского судопроизводства), получили последовательность из трёх процессов, которая изображена в приложении 1 — декомпозиция бизнес-процессов первого уровня. Процесс ведения гражданского судопроизводства в судебной системе разбивается на три процесса:

1. Возбуждение гражданского дела;

2. Судебное разбирательство суда первой инстанции;

3. Оформление документации.

Главной целью первого процесса (процесса «Возбуждение гражданского дела») является задача установить: есть ли в представленном заявлении признаки нарушения гражданского законодательства. Результатом первого процесса могут быть 3 документа: либо отказ в возбуждении дела, так как признаков преступления найдено не было, либо открытое дело и судебные повестки, путём которых вызываются участники дела на судебное заседание (используются в качестве выходных данных).

Судебное разбирательство в гражданском процессе

... от 09.02.2012)"О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству". СПС КонсультантПлюс, 2015.. Судебное разбирательство дела происходит в условиях, обеспечивающих нормальную работу суда и безопасность участников процесса. К лицам, нарушающим установленный порядок в судебном заседании, применяются меры, указанные ...

В качестве входных данных используется исковое заявление, поданное истцом, с приложенными к нему всеми необходимыми документами. В качестве механизма участвуют в процессе Мировой Судья, который в течение 5 дней обязан рассмотреть вопрос о принятии искового заявления к производству и секретарь судебного заседания, который проверяет заявление и заводит дело. Управляющее воздействие на этот процесс оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс;

— Вторым процессом является судебное разбирательство Суда 1-й инстанции, главной целью которого является задача установить, имело ли место нарушение гражданского законодательства. Входным документом является судебная повестка, которая вызывает участников дела на судебное заседание, и открытое дело, которое рассматривается на судебном заседании. Выходным документом является мотивированное решение Суда. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, подзаконные акты и постановления высших судов (судебная практика).

В качестве механизма участвуют секретарь судебного заседания и Мировой Судья.

Третьим процессом идет оформление документации. Входным документом этого процесса служит мотивированное решение Суда и открытое дело, выходным — закрытое дело, по которому решение Суда вступило в законную силу. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты, в качестве механизма участвуют секретарь судебного заседания и Мировой Суд.

После анализа приведенных выше бизнес-процессов, осталась некоторая неопределенность в существующих процессах гражданского судопроизводства, поэтому была проведена декомпозиция процессов второго уровня.

После декомпозиции первого процесса второго уровня «возбуждение гражданского дела», была построена диаграмма декомпозиции бизнес-процессов третьего уровня, которая рассматривает возбуждение гражданского дела — Приложение 1.

Процесс «Возбуждение гражданского дела» разбивается на четыре подпроцесса:

• a) Проверка искового заявления;
• b) Заведение гражданского дела;
• c) Подготовка материалов дела к судебному заседанию;
• d) Выписка судебных повесток.

Первый подпроцесс — проверка искового заявления. Секретарь судебного заседания проверяет правильность искового заявления, которое подаёт истец, и приложенных к нему всех необходимых документов. Мировой судья рассматривает вопрос о принятии заявления к производству. На входе этого процесса — исковое заявление. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс. В качестве механизма выступает секретарь судебного заседания и Мировой судья. На выходе — данные об участниках дела.

Заводит гражданское дело секретарь судебного заседания, который участвует в качестве механизма в данном процессе. На входе — данные об участниках дела, на выходе — открытое гражданское дело. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс.

После этого, секретарь судебного заседания (он же выступает в качестве механизма) начинает подготовку материалов дела к судебному заседанию. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, входным документом служит открытое дело, а выходными данными — открытое дело и готовые материалы дела.

После того, как все материалы дела подготовлены, назначена дата судебного заседания, секретарь начинает рассылать судебные повестки всем участникам дела. Входные данные — открытое дело и готовые материалы дела, управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, механизм — непосредственно, сам секретарь судебного заседания, а выходные данные — открытое дело и подготовленные по нему судебные повестки.

Процесс «Оформление документации» (Приложение 1 — диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Оформление документации») был так же декомпозирован, в результате чего образовалось 3 подпроцесса:

• a) Оформление гражданского дела;
• b) Оформление учётно-статистических карточек;
• c) Заполнение и оформление исполнительных листов.

В первом подпроцессе «Оформление гражданского дела», секретарь судебного заседания выполняет следующие функции: оформляет протокол судебного заседания в надлежащем виде, проверяет правильность заполнения документации, составляет опись дела, делает копии судебных решений, подписывает их у Судьи, и сшивает дело. В качестве входных данных используется мотивированное решение Суда, в качестве выходных -оформленное дело. Управляющее воздействие оказывают ГПК и подзаконные акты. В качестве механизма участвует секретарь судебного заседания и Мировой судья.

Во втором подпроцессе «Заполнение учётно-статистических карточек» участвует секретарь судебного заседания, который является механизмом этого процесса. На входе у процесса — оформленное дело, которое является основой для заполнения данными учётно-статистической карточки. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты. Выходом является либо закрытое дело (это в том случае, если была подана апелляция в вышестоящий Суд), либо решение Суда, вступившее в законную силу и оформленное дело, которое будет являться основой для заполнения и оформления в надлежащем виде исполнительных листов.

В третьем подпроцессе «Заполнение и оформление исполнительных листов» участвует секретарь судебного заседания, заполняющий и оформляющий листы, подлежащие немедленному исполнению, и Судья, который проверяет и подписывает оформленные листы. В качестве выходного документа у этого процесса используется закрытое дело. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты.

1.1. 5 Система управления и организационная структура («Как есть»)

Структура судебн

Рис. 2 — «Структура судебной системы РФ»

Как видно из рисунка 2, судебная система РФ подразделяется на несколько подсистем: конституционные суды, суды общей юрисдикции и арбитражные суды. Каждая отдельно взятая подсистема осуществляет отдельно взятые виды судопроизводства.

Суд общей юрисдикции — это суд, который осуществляет правосудие по гражданским, административным и уголовным делам, а также иным делам, подсудным судам общей юрисдикции. В Российской Федерации к судам общей юрисдикции относятся: Верховный Суд Российской Федерации, верховные суды республик в составе РФ, краевые, областные суды, суд автономной области, автономных округов, Московский и Санкт-Петербургский городские суды, районные (городские) суды, мировые суды и система военных судов.

Работу аппарата мировых судей обеспечивает управление по обеспечению деятельности Мировых судей.

Организационная структура мирового суда представлена в приложении 3.

Как показано в приложении 3, Мировой Суд делится на судебные участки. На каждом судебном участке есть свой Мировой судья. У каждого Мирового судьи есть свой помощник. Помощник осуществляет контроль над работой секретаря судебного заседания и заведующим канцелярией, которые тоже находятся в подчинении Мирового судьи.

Все работники судебных участков являются государственными гражданскими служащими города Москвы.

1.1. 6 Определение уровня зрелости процессов управления и состояния ИТ в организации

Определение уровня зрелости процессов в данной работе описано по классификации Capability Maturity Model Integration (CMMI).

«Классификация CMMI — набор моделей (методологий) совершенствования процессов в организациях разных размеров и видов деятельности. CMMI содержит набор рекомендаций в виде практик, реализация которых, по мнению разработчиков модели, позволяет реализовать цели, необходимые для полной реализации определённых областей деятельности.»[11]

Уровни классификации CMMI:

Начальный. Самый примитивный статус организации. Организация не имеет явно осознанного процесса, и качество продукта определяется индивидуальными способностями сотрудников. Один проявляет инициативу, и команда следует его указаниям. Успех одного проекта успех другого не гарантирует. Не фиксируются данные о качестве, расписании и трудозатратах при завершении проекта.

Управляемый. Процесс отслеживается в некоторой степени. Делаются записи о планах и трудозатратах. Функциональность каждого проекта представлена в письменной форме. В середине 99гг лишь 20 % организаций имели 2-й уровень или выше.

Установленный. Имеют определённый, установленный и документированный процесс работы, не зависящий от отдельных личностей. То есть вводятся профессиональные согласованные стандарты, которые выполняют сотрудники. Такие организации в состоянии достаточно надёжно предсказывать затраты на проекты, аналогичные ранее выполненным.

Управляемый на основе количественных данных. Могут точно предсказать стоимость и сроки работ. Есть база данных накопленных измерений. Но при появлении новых технологий и парадигм нет изменений.

Оптимизированный. Есть постоянно действующая процедура поиска и освоения новых и улучшенных инструментов и методов.

По этой классификации был произведен анализ по определению уровня зрелости процессов управления организации и состояния ИТ.

Уровень зрелости процессов управления организации можно определить как установленный (3 уровень), т.е. процессы определены на уровне всей организации и исполняются заблаговременно.

Состояние ИТ в организации можно оценить по нескольким критериям, к ним относятся:

• Степень автоматизации процессов;
• Покрытие функциональных областей;
• Уровень зрелости ИТ-процессов.

Уровень степени автоматизации процессов по классификации CMMI можно определить как Управляемый, т.е. автоматизация процессов находится на стадии контроля и измерения.

Уровень покрытия функциональных областей можно определить как Управляемый, т.е. степень покрытия функциональных областей в настоящий момент развивается, она не стабильна.

Уровень зрелости ИТ процессов можно определить как Начальный, т.е. процессы непредсказуемые, слабо контролируемые, появляются в ответ на определенные события.

1.1. 7 Анализ узких мест

В качестве эталонной модели выбрана

В модели результативности выделяется 6 областей измерений:

• Мониторинг выполнения миссии и результатов деятельности,
• Мониторинг удовлетворенности клиентов,
• Мониторинг процессов и видов деятельности,
• Мониторинг технологий,
• Человеческий капитал,
• Прочие внеоборотные активы.

Выполнение миссии и бизнес-целей отражает состояние отдельных функциональных направлений деятельности ведомства. В рассматриваемой предметной области выполнение миссии, рассмотренной выше, как с точки зрения Мирового суда, так и с точки зрения судебных участков, автоматизация не должна повлиять на конечный результат выполнения процесса, только на выполнение процесса.

Оценка клиентской составляющей производится по следующим категориям:

— выгода клиента (уровень удовлетворенности клиентов и ощутимое воздействия на предоставляемый сервис) — в данном случае автоматизация может повлиять на удовлетворенность заявителей (истцов) тем, что сократятся сроки оформления документов, снизится вероятность ошибки.

— охват сервиса (какая доля населения, желающая воспользоваться данным сервисом, реально пользуются услугами) — автоматизация не повлияет на количество людей, которые хотят воспользоваться данной функцией, но повлияет на производительность труда сотрудников Мирового суда.

• своевременность и оперативность (время реагирования на запросы со стороны истцов) — автоматизация должна улучшить качество работы сотрудников Мирового суда, соответственно время реагирования на запросы сократится.
• качество обслуживания (качество с точки зрения заявителя и точность реагирования на запросы) — после автоматизации качество должно улучшиться, точность реагирования на запросы повыситься, за счет меньшей вероятности потери данных заявителя.

— доступность обслуживания (доступность услуги для клиентов и возможность самостоятельного определения вариантов сервиса и его автоматизации).

Автоматизация не повлияет на доступность услуги, так как ей будет пользоваться тот же круг лиц, что и до автоматизации.

Область измерения процессов и деятельности фиксирует результаты процессов, которые поддерживается ИТ проектами. Показатели этой группы отражают ключевые аспекты процессов или мероприятий ведомства. В этом разделе рассматриваются следующие показатели:

— Финансовые (достижение финансовых затрат в расчете на единицу услуг, а также сокращение расходов) — автоматизация повлечет за собой сокращение времени работы с одним заявителем, следовательно, финансовые затраты в расчете на единицу услуг снизятся.

— Производительность (объем работы произведенных ведомством на единицу времени) — Производительность после внедрения системы вырастет, поскольку сократится время работы с одним истцом, соответственно в рабочий день сотрудник сможет обслужить больше человек.

• Длительность цикла и своевременность (время, необходимое для оказания услуги) — Автоматизация повлечет за собой сокращение времени, необходимого для оказания услуги, за счет хранения информации в одном хранилище.

— Качество (доля ошибок и жалоб по отдельным услугам) — автоматизация должна снизить долю ошибок и жалоб заявителей, так как предусмотрена система напоминаний и данные хранятся в едином хранилище, что снижает вероятность потери каких-либо документов.

• Безопасность и конфиденциальность (в какой степени ИТ способствует улучшению безопасности и конфиденциальности).

  Автоматизация обеспечит конфиденциальность информации, так как предусмотрена система авторизации пользователя.

Область измерения технологии состоит из следующих показателей:

• Расходы на технологии (расходы связанные с технологиями, и снижение расходов путем использования ИТ ).

  Расходы на технологии не изменятся, так как автоматизация процесса не требует закупки нового аппаратного или программного обеспечения.

— Качество (степень выполнения функциональности с помощью технологий по сравнению с возможностями, лучшей практикой или соответствие стандартам).

Качество повысится, так как стандарт выполнения функции не изменится, а скорость выполнения обслуживания одного заявителя увеличится.

• Эффективность (производительность приложений с точки зрения времени отклика, доступности) — производительность с точки зрения времени отклика не изменится.
• Информация и данные (обмен данными, качество, надежность, стандартизация, объемы хранилищ) — правила стандартизации соблюдены, так как для государственного учреждения это очень важно.
• Надежность и доступность (потенциал приложения или системы с точки зрения доступности и непрерывности сервиса) — доступность обеспечена использованием терминов, понятных пользователю.

Область измерения человеческого капитала.

Наилучшие практики показывают важность человеческого капитала и отражение этой составляющей при оценке результатов деятельности ведомства. В настоящее время модель не включает конкретных показателей по измерению человеческого капитала. Данная версия архитектуры предполагает сотрудничество с Департаментом управления персоналом по вопросам выявления ключевых показателей в области измерения человеческого капитала.

Область измерения прочих внеоборотных активов (например, автотранспортных средств, мощностей, другого оборудования), включена в архитектуру, поскольку это является важным элементом деятельности организаций. Вместе с тем текущая версия архитектуры не включает конкретных показателей этой категории. Предполагается, что этим будут заниматься соответствующие подразделения ведомств, имеющие отношение к функционированию внеоборотных активов.

1.2 Анализ успешных ИТ -проектов в рассматриваемой области и обоснование выбора ИТ — решения

Для примера успешных ИТ-проектов в рассматриваемой области рассмотрим рынок систем электронного документооборота. Это связано с тем, что данный проект рассматривает автоматизацию генерирования различного рода документов.

Рынок иностранных систем документооборота рассматриваться не будет, так как в качестве объекта автоматизации выступает орган судебной власти Российской Федерации, у руководства которой приоритеты направлены в сторону информационных систем отечественного производителя.

«Российский рынок систем электронного документооборота наполнен различными программными продуктами от разных производителей. К ним можно отнести: МОТИВ, CORPORATE BUSINESS, jDocflow, LanDocs, PayDox, СУПеР, NAUDOC, ДЕЛО, DocsVision, ИНТАЛЕВ-Документооборот, Effect Office,OPTIMA-WORKFLOW, ЕВФРАТ-Документооборот, DIRECTUM, БОСС-Референт.» [5]

В этом обзоре рассмотрим следующие системы:

• Босс-Референт (БР),
• Дело (Д),
• ЕВФРАТ-Документооборот (ЕД),
• Directum (D),
• DocsVision (DV),
• LanDocs (LD),
• Optima-Workflow (OW).

Анализ производился по следующим критериям:

• Стоимость решений
• Функциональность
• Технические требования

В таблице 1 отображена стоимость каждого из продуктов, в которую входят стоимость лицензий для 50 пользователей, использующих полный функционал системы, стоимость технической поддержки и стоимость системы обновления.

Таблица 1

Обзор стоимости аналогичных ИТ решений

Наименование системы	Стоимость лицензий для 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $	Стоимость технической поддержки, $	Стоимость обновления системы, $
Босс-Референт	42 000,00	8 400,00	0,00
Дело	10 245,16	2 049,03	0,00
ЕВФРАТ-Документооборот	27 400,00	5 480,00	0,00
Directum	38 855,00	7 771,00	0,00
DocsVision	9 200,00	1 800,00	2800,00
LanDocs	33 735,00	6 675,00	0,00
Optima-Workflow	18 200,00	2 400,00	5 460,00

Из приведенной выше таблицы видно, что системы электронного документооборота различаются по цене, это связано с функциональностью программных средств, рассмотренной в таблице 2.

Таблица 2

Обзор функциональности аналогичных ИТ решений

Функция	БР	Д	ЕД	D	DV	LD	OW
Что выступает в качестве хранилища документов?	СУБД Lotus Notes/Domino	БД системы ДЕЛО	СУБД «Ника»	СУБД MS SQL Server	СУБД MS SQL Server	СУБД MS SQL ServerOracle	СУБД MS SQL Server, Oracle
Наличие автомат. архивирования	—	—	+	—	—	+	—
Возможность работы с ЭП	+	+	+	+	+	+	+
Авторизация	+	+	+	+	+	+	+
Создание новых сущностей: Организационная структура	+	+	+	+	+	+	+
Создание новых сущностей: Номенклатура дел	+	+	+	+	+	+	+
Варианты ввода документов в СЭД: Сканирование	+	+	+	+	+	+	+
Ведение секретного делопроизводства (грифы секретности)	—	+	+	—	—	+	—
Автоматическое сохранение всех редакций документа	—	+	—	+	+	+	+
Многостадийность обработки документов	+	—	+	+	+	—	+
Наличие «согласующих» подписей	+	+	+	+	+	+	+
Уведомления по эл. почте	+	+	+	+	+	+	+
Механизм контроля документов и задач	+	+	+	+	+	+	+
Фильтрация и реквизитный поиск по различным полям	+	+	+	+	+	+	+
Учет места хранения оригиналов документов	+	+	+	+	+	+	+
Учет перемещения оригиналов документов	+	+	+	+	+	+	+
Возможности интеграции с другим ПО (каким именно)	MS Office, 1С, OCR CuneiForm, FaxChange	MS Office,	MS Office	MS Office, Project Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000	1C, MS Office	MS Office, 1С	MS OfficeJScrip
Возможности интеграции с почтовыми клиентами	+	+	+	+	+	+	+
Механизмы автоматического импорта документов	+	+	—	+	+	+	+

Примечание:

+ Есть функция в указанной конфигурации

• Нет функции в указанной конфигурации

Таким образом, можно сказать, что системы электронного документооборота, представленные на российском рынке, обладают примерно одинаковым функционалом, что ставит руководство и пользователя в заблуждение при выборе системы.

В таблице 3 рассмотрены технические требования, предъявляемые к данным системам.

Таблица 3

Обзор технических требований для аналогичных ИТ проектов

Название системы	Характеристики клиентских ПК	Предустановленное программное обеспечение на сервере
Босс-Референт	Pentium II 400 RAM 128 Mb. HDD 275Mb.	1.Операционная система Windows 2000 Server; Advanced Server / Windows NT Server 4.0 / Red Hat Linux 7.2; SuSE Linux 8.0 (Intel) / Solaris 8 (SPARC); Solaris 9 (SPARC) 2. Lotus Domino R5.
Дело	Pentium II RAM 128 Mb. HDD 200 Mb.	1. Microsoft Windows 2000/2003 Server/ Unix/ Novell Netware 2. MS SQL Server версии 7.0 или 2000/ Oracle версии 8.x или 9.x
ЕВФРАТ-Документооборот	Pentium II RAM 64Mb. HDD 180Mb.	1. Операционная система MS Windows 2000/XP; 2. СУБД «НИКА» /SQL Server 2000 /Oracle; 3. Microsoft Internet Explorer v.4.02 service pack;
Directum	Celeron 800 MHz RAM 128 Mb HDD 20 Gb	1. Windows Server 2000/2003 2. SQL Server 2000 Standard Edition
DocsVision	Pentium II 400Мгц RAM 128Mb. HDD 20Mb.	1. Windows Server 2000/2003 2. SQL Server 2000 Standard Edition 3. Microsoft Collaboration Data Objects (CDO) 4. Microsoft .NET Framework 1.1
LanDocs	Pentium 200 RAM 64Mb. HDD 30Mb.	1. Windows NT/2000 Server 2. Microsoft SQL Server 2000 или Oracle 8i
Optima-Workflow	Pentium III-800 RAM 256Mb. HDD 10 Gb.	1. Microsoft Windows 2000 Server/2000 Advanced Server/Server 2003 Standard 2. Microsoft SQL Server 2000 Enrerprise Edition/MS SQL Server 7.0/Oracle 9i

Таким образом, можно сделать вывод о том, что современный рынок наполнен различными системами электронного документооборота, которые разработаны под типовые бизнес-процессы организации. Исходя из того что специфика бизнес процессов государственных органов, органов судебной власти и, в частности, Мирового суда, не будет учтена в таких системах (или будет необходима авторская доработка программного обеспечения), рассматриваемая система будет узконаправленной в представленную предметную область.

1.3 Описание модели предлагаемого решения

Модель предлагаемого решения представлена при помощи использования двух критериев:

• Модель бизнес функций («Как должно быть»)
• Система управления и организационная структура («Как должно быть»)

1.3.1 Функциональная модель («Как должно быть»)

Рис. 3 — Нулевой уровень диаграммы бизнес-процессов «Как должно быть»

Диаграмма показывает то, что система является механизмом ведения гражданского судопроизводства. Входная, выходная информация и управляющее воздействие не изменились.

В приложении 3 изображена функциональная диаграмма бизнес-процессов «Как должно быть», которая показывает то, на каких стадиях рассмотрения дела участвует информационная система.

Информационная система участвует в двух процессах по ведению гражданского судопроизводства в Мировом суде:

• Возбуждение гражданского дела;
• Оформление документации.

Первый процесс состоит из пяти стадий (приложение 3 — Диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Возбуждение гражданского дела») — проверка и принятие искового заявления; заведение гражданского дела; подготовка материалов дела к суд. заседанию; регистрация гражданского дела в базе данных; автоматизированная выписка судебных повесток. Информационная система участвует в последних двух процессах. В систему вносят сведения об истце, который подаёт исковое заявление, ответчике, требования, которые предъявляет истец, формирует дело, система автоматизированно выписывает судебные повестки по выбранному делу для вызова сторон и свидетелей на судебное заседание.

Второй процесс состоит из трех стадий (Приложение 4 диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Оформление документации») — оформление гражданского дела, автоматизированное оформление учётно-статистических карточек и автоматизированное заполнение и оформление исполнительных листов. Информационная система участвует на последних двух стадиях. Система автоматизировано заполняет документы, которые необходимы по выбранному делу (учётно-статистические карточки и исполнительные листы).

1.3.2 Организационная структура и система управления («Как должно быть») , Организационная структура не изменится, так как автоматизация не устраняет работу сотрудника или

2.1 Бизнес-требования проекта

«Бизнес-требования содержат в себе высокоуровневые цели организации или заказчиков системы. Шаблон бизнес требований разработан IEEE — Institute of Electrical and Electronics Engineers».[4]

2 .1.1 Бизнес требования

В пункте бизнес требования описаны пожелания заказчика, исходные данные, возможнос

Исходные данные

Исходными данными для определения бизнес требований являются потребности в модернизации процессов организации выявленные в главе 1 — «Анализ узких мест». К ним можно отнести:

• Сокращение сроков оформления документов,
• Повышение производительности труда сотрудников,
• Сокращение времени реагирования на запросы заявителей,
• Уменьшение вероятности потери данных об участниках дела,
• Сокращение времени оформления одного дела,
• Хранение информации в единой базе,
• Снижение доли ошибок сотрудников,
• Сохранение порядка выполнения процесса.

Возможности бизнеса

Бизнес-проблема, которая разрешается посредством нового ИТ решения заключается в следующем:

• Длительный срок оформления документов,
• Низкая производительность труда сотрудников,
• Длительное время реагирования на запросы заявителей,
• Большая вероятность потери данных об участниках дела,
• Длительное время оформления одного дела,
• Хранение информации в разных местах,
• Большая доля ошибок сотрудников.

Некоторые из представленных бизнес-проблем могут быть решены путем внедрения системы электронного документооборота, но в этом случае не учитываются специфические бизнес-процессы предприятия, а это необходимо. Соответственно представленной организации необходима информационная система, которая будет учитывать все нюансы бизнес-процессов Мирового суда. Это решение соответствует развитию технологий, тенденциям рынка и стратегии развития предприятия.

Бизнес-цели и критерии успеха

Бизнес цели:

• Достигнуть показателя удовлетворенности заявителей, равного 4.5, в течение 6 месяцев (показатель высчитывается по пятибалльной шкале с помощью голосования размещенного на сайте Мирового суда).

• Увеличить производительность обработки транзакций на 15 %
• Снизить уровень ошибок данных до величины не более 5%
• Сократить срок оформления документов на 20%
• Сократить срок времени оформления одного дела на 13%
• Сократить время на поиск документов и сопутствующей информации на 25 %.
• Порядок выполнения процесса должен соответствовать административному регламенту по ведению гражданского судопроизводства.

Потребности клиентов или рынка

Потребности типичных клиентов (в данном случае заявителей):

• Сокращение времени оформления каждого дела;
• Сокращение времени реагирования на запросы заявителей;
• Сокращение вероятности потери данных;
• Сокращение доли ошибок сотрудников.

Бизнес-риски

Временные факторы:

Проектирование, разработка, внедрение и настройка информационной системы могут занять некоторое время, соответственно, недостатки, которые были выявлены ранее, не будут устраняться до тех пор, пока система не будет введена в эксплуатацию полностью или не будут найдены другие пути решения.

Приемлемость для пользователя:

Существует вероятность того, что секретарей Мирового суда придётся обучать работе на данной информационной системе. Это вопрос может быть решен путём проведения консультаций.

Проблемы, связанные с реализацией:

Существует вероятность того, что на этапе анализа были выявлены не все бизнес-правила и какие-то функции будут искажены, но на этапе второй или последующей итерации можно отследить неучтенные бизнес-требования или бизнес-правила и внести их реализацию в функционал системы.

Рыночная конкуренция:

Существует необходимость сертификации систем, разработанных для государственных органов. Эту проблему можно решить, подготовив все необходимые документы для прохождения сертификации.

2.1 .2 Образ решения

Образ решения — стратегический образ системы, позволяющий выполнить бизнес задачи.

Положение об образе проекта

Для секретарей судебного заседания Мирового суда, которым нужно постоянно запрашивать данные о процессе ведения гражданского дела, находящегося на рассмотрении, данная система обеспечивает точку доступа к единой базе данных, в которой содержится вся информация по делам, находящимся в юрисдикции Мирового суда. В системе хранятся данные об истце (заявителе), ответчике, свидетелях, документах, предоставленных в качестве доказательств, о виде и значении наказания, предусмотренных статьёй, применяемой к ответчику за совершение правонарушений, работниках-юристах, которые ведут дело. Эта система увеличит производительность обработки транзакций на 15 %, позволит снизить уровень ошибок данных до величины не более 5%, сократит срок оформления документов на 20%. В отличие от действующего процесса ведения гражданского судопроизводства, в котором все задачи выполняются вручную, этот продукт будет генерировать всю документацию, предусмотренную административным регламентом гражданского судопроизводства.

Основные функции:

• Проверка введенной информации;
• Хранение информации по гражданскому делу;
• Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
• Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
• Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
• Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.

Предположения и зависимости.

В системе должен учитываться Гражданский Процессуальный Кодекс по ведению гражданского судопроизводства Российской федерации. Все формы отчетов должны быть созданы с учетом положений, описанных в Приказе Управления по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы от 07.08.2014 N 79 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству у Мирового судьи города Москвы».

2 .1.3 Масштабы и ограничения проекта

Объем первоначальной версии

В первоначальную версию продукта включены базовые задачи для секретаря судебного заседания Мирового суда:

• Проверка введенной информации;
• Хранение информации по гражданскому делу;
• Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
• Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
• Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
• Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.

Объем последующих версий:

В течение трех лет желательно совершить следующие действия, касающиеся системы:

• Переложить систему на клиент-серверную платформу;
• Увеличить количество документов, которые может генерировать и автоматизировано заполнять система;
• Включить в систему модули, которые разработаны специализированно для вышестоящих судов города Москвы.
• Разграничить доступ сотрудникам.

Ограничения и исключения

Основное смысловое ограничение состоит в том, что данная система охватывает область деятельности только одного функционального подразделения — деятельность суда первой инстанции (Мирового суда), система не охватывает функционирование других стадий гражданского судопроизводства, т.е. занимается внутренним документооборотом, согласно административному регламенту.

2 .1.4 Бизнес-контекст

Профили заинтересованных лиц

Заинтересованными лицами в данном проекте являются:

• Мировой судья;
• Секретарь судебного заседания;
• Управление по обеспечению деятельности мировых судей.

Основную ценность для перечисленных выше заинтересованных лиц может представлять:

• Сокращение сроков оформления дел,
• Повышение производительности труда секретарей судебного заседания,
• Сокращение времени реагирования на запросы заявителей,
• Сокращение вероятности потери данных об участниках дела,
• Сокращение времени оформления одного дела,
• Хранение информации в единой базе,
• Снижение доли ошибок сотрудников,
• Автоматизация задач, ранее выполнявшихся вручную,
• Сохранение порядка выполнения процесса.

Их вероятное отношение к продукту может быть неоднозначным, так как внедрение продукта может повлечь некоторые последствия, главное среди которых — это обучение персонала, но и выгода внедрения информационной системы тоже должна учитываться.

Наиболее интересными функциями и характеристиками для круга заинтересованных лиц являются:

• Проверка введенной информации;
• Хранение информации по гражданскому делу;
• Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
• Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
• Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
• Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.

К известным ограничениям, которые должны быть соблюдены, можно отнести то, что данная система охватывает область деятельности только одного функционального подразделения — деятельность суда первой инстанции (Мирового суда), система не охватывает функционирование других стадий гражданского судопроизводства, т.е. занимается внутренним документооборотом, согласно административному регламенту.

Приоритеты проекта

Рассматривая приоритеты проекта, можно сказать о том, что из пяти измеряемых параметров проекта (кадры, функции, затраты, качество и график) к ключевым факторам относятся функции и качество. Кадры и затраты относятся к лимитирующему фактору — ограничению, а график проекта — фактор, который до определенной степени менеджер проекта может измерять и балансировать относительно других параметров, т.е. он наделен определенной степенью свободы.

Операционная среда

В этом пункте описывается среда, в которой будет описываться ИС и определяются требования к доступности, надежности, производительности и целостности.

Доступность:

Пользователи находятся в пределах одного здания, им нужен доступ к системе в одно время. Данные генерируются и используются в одном месте.

Надежность:

• Пользователи готовы смириться с прерыванием работы системы в нерабочее время, после 18.00, непрерывный доступ к ней не обязателен.

Производительность:

• Максимальное время отклика для получения доступа к данным не должно превышать 5 секунд.

Целостность:

• В качестве элементов безопасности и требований у защиты безопасности необходима функция авторизации сотрудников.

2.2 Требования пользователей

Требования пользователей получены путем анализа и верификации бизнес-требований, с использованием методов сбора документов и интервьюирования.

Требования пользователей описывают цели и задачи, которые пользователям позволит решить система. Они описаны с помощью диаграммы вариантов использования.

Пользователь системы (Секретарь судебного заседания) может выполнить 3 основных вида действий (рисунок 4):

• Ввести данные;
• Просмотреть данные (необходимую информацию);
• Генерировать и заполнять документы установленной формы (судебные повестки, учётно-статистические карточки, исполнительные листы и годовые отчеты по деятельности Мирового суда).

Секретарь судебного заседания так же может с помощью системы выполнить 2 вида вспомогательных действий (рисунок 4):

• Совершить поиск информации по номеру дела;
• Произвести проверку введенных данных.