В современных условиях в государственных структурах большое внимание уделяется производительности труда сотрудников и качеству обслуживания клиентов. Это обусловлено тем, что государство придерживается политики открытости и доступности. В целях обеспечения этих принципов организован портал государственных услуг (gosuslugi.ru), отдельно создан портал каждого ведомства, организованы опросы пользователей услуг, глобальные информационные системы по сбору информации с территориально-распределенных подразделений одного ведомства. Но для обеспечения выполнения указанных принципов необходимо оптимизировать работу сотрудников, которые занимаются обработкой, хранением, поиском информации, созданием различных документов. Перечисленные функции определяют производительность работы сотрудников.
В представленной выпускной квалификационной работе рассматривается разработка информационной системы по ведению гражданского судопроизводства для секретаря судебного заседания Мирового суда г. Москвы. В данной работе рассматривается автоматизация выполнения работы секретаря судебного заседания по гражданским делам. Объектом исследования выступает работа секретаря судебного заседания.
Основные функции секретаря судебного заседания ( по гражданским делам):
- Принятие и проверка искового заявления;
- Возбуждение гражданского дела;
- Подготовка материалов дела к судебному заседанию;
- Вызов сторон путём выписки судебных повесток;
- Ведение протокола судебного заседания;
- Заполнение учётно-статистических карт по гражданским делам;
- Заполнение исполнительных листов.
В конце каждого года секретарь формирует отчёты по гражданским делам, рассмотренным за предыдущие периоды, в которых указаны статьи, применяемые в деле, вид наказания ответчика и среднее значение наказания. Так же, секретарь судебного заседания списывает закрытые дела в архив. Срок хранения гражданских дел в архиве — 5 лет, за исключением дел о взыскании алиментов. В этом случае, дело хранится в архиве до момента достижения ребёнком совершеннолетия. После истечения срока хранения, секретарь уничтожает дело.
В представленной работе рассматривается автоматизация следующих функций: ввод, поиск информации по нужному делу; генерация документов (судебных повесток); заполнение бланков установленной формы (исполнительных листов и учётно-статистических карточек); формирование информации для годового отчета. Вынесенные в систему функции являются ключевыми в соответствии с положениями, выявленными в ходе анализа предметной области и выявления бизнес требований.
Протокол судебного заседания в гражданском процессе
... заседания по гражданскому делу. Целью курсовой работы является: ·изучение протокола судебного заседания по гражданскому делу. Исходя из поставленной цели в работе рассмотрены следующие задачи: рассмотреть протокол судебного заседания как процессуальный акт в гражданском судопроизводстве; · изучить процессуальные проблемы протоколирования судебного заседания; · проанализировать судебную практику по ...
Целью выпускной квалификационной работы является:
- Сокращение временных затрат на оформление документации (судебные повестки, исполнительные листы и учётно-статистические карточки);
- Обеспечение рентабельной работы с архивом (своевременное уничтожение закрытых дел с истёкшим сроком хранения);
- Снижение трудоемкости и количества ошибок в заполняемых документах;
- Повышение производительности труда секретаря судебного заседания.
Информационная система, созданная в рамках выполнения выпускной квалификационной работы, спроектирована с использованием итерационной методологии проектирования информационных систем. Результат выполнения работы является первой версией.
Проект создан с использованием следующего программного обеспечения:
- IDEF37 — для создания диаграмм бизнес процессов, логической и физической модели данных;
- MS Visio 2010 — для создания DFD диаграмм, организационной структуры, ER-модели, дерева функций;
- MS Access — для создания базы данных.
Практическая значимость представленной работы заключается в ориентации на повышение производительности труда. После внедрения информационной системы секретарь судебного заседания сможет значительно сократить время заполнения всей документации, а, следовательно, и время оформления дел в целом.
1.1 Описание модели организации и анализ «узких мест»
1. 1.1 Миссия
Миссия гражданско
Во второй половине XIX века в рамках общих либеральных преобразований, осуществляемых Александром II. была проведена реформа судебной системы России. 20 ноября 1864 г. Были обнародованы «судебные уставы», которые организовали по-новому судебную власть: в судебную систему вводились новые судьи — мировые. Созданный институт мировых судей представлял собой максимально доступную населению систему, построенную на начале всесословности, выборности, независимости и несменяемости, состязательности и гласности. Мировой судья был первой инстанцией для рассмотрения несложных уголовных дел.
В целях обеспечения жителей Москвы быстрой и реальной судебной защитой их законных прав, а также создания мировым судьям благоприятных условий для работы, постановлением Правительства Москвы от 30.04.2002 г.№323-ПП была утверждена городская программа введения института мировых судей в Москве на 2002-2003гг. Программа предусматривала ремонт, подбор, оснащение необходимыми материально-техническими средствами и комплектование аппаратов мировых судей в Москве. Именно эти функции осуществляет Управление по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы.
Задачей гражданского судопроизводства является способствование укреплению законности и правопорядка, предупреждению правонарушений, формированию уважительного отношения к закону и суду.
К принципам деятельности мировых судей можно отнести такие принципы как: справедливость, открытость и равенство перед законом.
Объектом автоматизации данной выпускной квалификационной работы (дипломного проекта) является работа секретаря судебного заседания Мирового суда по гражданским делам, который занимается:
Контрольная работа: Гражданское право: предмет, метод, источники. ...
... систему знаний, идей, представлений о гражданско-правовых явлениях; в) учебную дисциплину. В данной контрольной работе следует рассмотреть понятие, предмет, метод и источники гражданского права, ... предпринимательской деятельности обычаи не только складываются, но и применяются. Субъекты гражданского права, Субъектами, Граждане (физические лица)., Гражданская правоспособность Гражданская ...
- Принятием и проверкой искового заявления;
- Возбуждением гражданского дела;
- Подготовкой материалов дела к судебному заседанию;
- Вызовом сторон путём выписки судебных повесток;
- Ведением протокола судебного заседания;
- Оформлением учётно-статистических карт;
- Заполнением исполнительных листов;
- Формированием ежегодных отчётов по гражданским делам;
- Списанием закрытых дел в архив;
- Уничтожением дел из архива, у которых закончились сроки хранения.
1.1.2 Стратегия
Стратегия
- Совершенствование судебной системы и практики её применения,
- Внедрение эффективных инструментов методического сопровождения деятельности судебных органов,
- Повышение качества межведомственного взаимодействия и взаимодействия с судебными органами,
- Повышение эффективности деятельности судебных органов,
- Развитие кадрового потенциала судебной системы России,
- Развитие внешних и внутренних коммуникаций,
- Внедрение институтов, обеспечивающих повышение эффективности функционирования органов власти,
- Реформа базовых институтов регулирования деятельности судебных органов.
Стратегия развития Мирового суда заключается в следующем:
- Разработать и внедрить методику доказывания гражданского права и свободы человека органами власти;
- Разработать и внедрить методику оценки ущерба публично-правовому образованию, а так же хозяйствующему субъекту, который причиняется в результате нарушения гражданского права органами власти.
1.1.3 ИТ-Стратегия
В период информатизации органов государственной власти информационные технологии были внедрены и в
Информационные технологии могут избавить организацию от рутинных операций, так же позволяют хранить информацию в одном месте и обеспечить доступ к ней в удобное время, поэтому внедрению технологий уделяется большое внимание в судебной системе.
Основные направления развития информационных технологий можно распределить на четыре группы:
- Создание и внедрение систем электронного документооборота в организационно-управленческом секторе,
- Создание и внедрение систем учета и ведения гражданского судопроизводства, которые выполняет подразделение,
- Сопровождение сайта,
- Сопровождение единой системы учета гражданских дел.
План внедрения, использования и развития информационных технологий:
в течение двух лет:
- Создать базу данных судебных решений, структурированную по основным статьям Закона о защите граждан, и других аналитических материалов для повышения эффективности работы сотрудников;
- Стимулировать широкое применение в практической деятельности работников суда информационных источников, в том числе базы данных по конъюнктуре преступлений по гражданским делам и базы данных аналитических отчетов в целях выявления сопоставимых правонарушений;
- Использовать и развивать сайт ведомства, следить за актуальностью контента и обращениями граждан через интернет.
В течение трех лет:
Подготовка гражданских дел к судебному разбирательству
... подготовки дела к судебному разбирательству. При подготовке и написании курсовой работы были использованы учебники и учебные пособия по курсу гражданского процессуального права, научные статьи, монографии, комментарии к Гражданскому процессуальному кодексу РФ, постановления пленумов Верховного Суда ...
- Провести автоматизацию документооборота на всех стадиях гражданского судопроизводства;
- Провести автоматизацию документооборота не только по гражданскому судопроизводству, но и по всем другим видам судопроизводства: административному, уголовному и конституционному.
Оценку стоимости развития информационных технологий провести довольно сложно, что связано с невозможностью предсказать какой будет цена проекта, это связано с выбором направления менеджмента информатизации: если использовать не готовые существующие системы, а разрабатывать систему либо у компании, либо своими силами. Поскольку бизнес-процессы органов судебной власти уникальны, то внедрение уже существующих систем не представляется эффективным в дальнесрочной перспективе.
Предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий:
- Разрабатывать информационные системы документооборота для всех участков в одном здании суда, поскольку их процессы взаимопроникающие;
- Провести качественный анализ существующих бизнес-процессов с ориентиром на будущее;
- Автоматизация должна проводиться централизовано, программные продукты, которые будут разработаны в головном управлении, должны спускаться на все судебные участки, что позволит добиться единообразия документов;
- Использовать и развивать сайт ведомства, следить за актуальностью контента и нововведениями в области web-технологий, чтобы продуктивно использовать их.
Данная выпускная квалификационная работа (дипломный проект) рассматривает автоматизацию работы секретаря судебного заседания Мирового суда, в результате которой разработана информационная система по ведению гражданского судопроизводства. Разработка этой информационной системы включена в ИТ-стратегию Мирового суда города Москвы.
1.1.4 Функциональная модель («Как есть»)
На рисунке 1 изображен верхний уровень контекстной диаграммы «Как есть»
Рис. 1 — Бизнес-процессы первого уровня
Процесс рассматривает ведение гражданского судопроизводства, которое является основной для Мирового суда.
В качестве входных данных используется исковое заявление, поданное истцом, с приложенными к нему всеми необходимыми документами. В качестве выходных данных используются отказ в возбуждении дела, так как признаков преступления гражданского законодательства найдено не было, либо закрытое дело, которое было открыто по заявлению и рассмотрено на судебном заседании. В качестве механизма участвуют в процессе секретарь судебного заседания и Мировой судья. Управляющее воздействие на этот процесс оказывают 3 документа:
- Гражданский Процессуальный Кодекс;
- Подзаконные акты;
- Постановления высших судов, которые также называются судебной практикой.
После проведения декомпозиции данного процесса (процесса ведения гражданского судопроизводства), получили последовательность из трёх процессов, которая изображена в приложении 1 — декомпозиция бизнес-процессов первого уровня. Процесс ведения гражданского судопроизводства в судебной системе разбивается на три процесса:
1. Возбуждение гражданского дела;
2. Судебное разбирательство суда первой инстанции;
3. Оформление документации.
Главной целью первого процесса (процесса «Возбуждение гражданского дела») является задача установить: есть ли в представленном заявлении признаки нарушения гражданского законодательства. Результатом первого процесса могут быть 3 документа: либо отказ в возбуждении дела, так как признаков преступления найдено не было, либо открытое дело и судебные повестки, путём которых вызываются участники дела на судебное заседание (используются в качестве выходных данных).
Судебное разбирательство в гражданском процессе
... от 09.02.2012)"О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству". СПС КонсультантПлюс, 2015.. Судебное разбирательство дела происходит в условиях, обеспечивающих нормальную работу суда и безопасность участников процесса. К лицам, нарушающим установленный порядок в судебном заседании, применяются меры, указанные ...
В качестве входных данных используется исковое заявление, поданное истцом, с приложенными к нему всеми необходимыми документами. В качестве механизма участвуют в процессе Мировой Судья, который в течение 5 дней обязан рассмотреть вопрос о принятии искового заявления к производству и секретарь судебного заседания, который проверяет заявление и заводит дело. Управляющее воздействие на этот процесс оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс;
— Вторым процессом является судебное разбирательство Суда 1-й инстанции, главной целью которого является задача установить, имело ли место нарушение гражданского законодательства. Входным документом является судебная повестка, которая вызывает участников дела на судебное заседание, и открытое дело, которое рассматривается на судебном заседании. Выходным документом является мотивированное решение Суда. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, подзаконные акты и постановления высших судов (судебная практика).
В качестве механизма участвуют секретарь судебного заседания и Мировой Судья.
Третьим процессом идет оформление документации. Входным документом этого процесса служит мотивированное решение Суда и открытое дело, выходным — закрытое дело, по которому решение Суда вступило в законную силу. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты, в качестве механизма участвуют секретарь судебного заседания и Мировой Суд.
После анализа приведенных выше бизнес-процессов, осталась некоторая неопределенность в существующих процессах гражданского судопроизводства, поэтому была проведена декомпозиция процессов второго уровня.
После декомпозиции первого процесса второго уровня «возбуждение гражданского дела», была построена диаграмма декомпозиции бизнес-процессов третьего уровня, которая рассматривает возбуждение гражданского дела — Приложение 1.
Процесс «Возбуждение гражданского дела» разбивается на четыре подпроцесса:
- a) Проверка искового заявления;
- b) Заведение гражданского дела;
- c) Подготовка материалов дела к судебному заседанию;
- d) Выписка судебных повесток.
Первый подпроцесс — проверка искового заявления. Секретарь судебного заседания проверяет правильность искового заявления, которое подаёт истец, и приложенных к нему всех необходимых документов. Мировой судья рассматривает вопрос о принятии заявления к производству. На входе этого процесса — исковое заявление. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс. В качестве механизма выступает секретарь судебного заседания и Мировой судья. На выходе — данные об участниках дела.
Заводит гражданское дело секретарь судебного заседания, который участвует в качестве механизма в данном процессе. На входе — данные об участниках дела, на выходе — открытое гражданское дело. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс.
После этого, секретарь судебного заседания (он же выступает в качестве механизма) начинает подготовку материалов дела к судебному заседанию. Управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, входным документом служит открытое дело, а выходными данными — открытое дело и готовые материалы дела.
После того, как все материалы дела подготовлены, назначена дата судебного заседания, секретарь начинает рассылать судебные повестки всем участникам дела. Входные данные — открытое дело и готовые материалы дела, управляющее воздействие оказывает Гражданский Процессуальный Кодекс, механизм — непосредственно, сам секретарь судебного заседания, а выходные данные — открытое дело и подготовленные по нему судебные повестки.
Процесс «Оформление документации» (Приложение 1 — диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Оформление документации») был так же декомпозирован, в результате чего образовалось 3 подпроцесса:
- a) Оформление гражданского дела;
- b) Оформление учётно-статистических карточек;
- c) Заполнение и оформление исполнительных листов.
В первом подпроцессе «Оформление гражданского дела», секретарь судебного заседания выполняет следующие функции: оформляет протокол судебного заседания в надлежащем виде, проверяет правильность заполнения документации, составляет опись дела, делает копии судебных решений, подписывает их у Судьи, и сшивает дело. В качестве входных данных используется мотивированное решение Суда, в качестве выходных -оформленное дело. Управляющее воздействие оказывают ГПК и подзаконные акты. В качестве механизма участвует секретарь судебного заседания и Мировой судья.
Во втором подпроцессе «Заполнение учётно-статистических карточек» участвует секретарь судебного заседания, который является механизмом этого процесса. На входе у процесса — оформленное дело, которое является основой для заполнения данными учётно-статистической карточки. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты. Выходом является либо закрытое дело (это в том случае, если была подана апелляция в вышестоящий Суд), либо решение Суда, вступившее в законную силу и оформленное дело, которое будет являться основой для заполнения и оформления в надлежащем виде исполнительных листов.
В третьем подпроцессе «Заполнение и оформление исполнительных листов» участвует секретарь судебного заседания, заполняющий и оформляющий листы, подлежащие немедленному исполнению, и Судья, который проверяет и подписывает оформленные листы. В качестве выходного документа у этого процесса используется закрытое дело. Управляющее воздействие оказывает ГПК и подзаконные акты.
1.1. 5 Система управления и организационная структура («Как есть»)
Структура судебн
Рис. 2 — «Структура судебной системы РФ»
Как видно из рисунка 2, судебная система РФ подразделяется на несколько подсистем: конституционные суды, суды общей юрисдикции и арбитражные суды. Каждая отдельно взятая подсистема осуществляет отдельно взятые виды судопроизводства.
Суд общей юрисдикции — это суд, который осуществляет правосудие по гражданским, административным и уголовным делам, а также иным делам, подсудным судам общей юрисдикции. В Российской Федерации к судам общей юрисдикции относятся: Верховный Суд Российской Федерации, верховные суды республик в составе РФ, краевые, областные суды, суд автономной области, автономных округов, Московский и Санкт-Петербургский городские суды, районные (городские) суды, мировые суды и система военных судов.
Работу аппарата мировых судей обеспечивает управление по обеспечению деятельности Мировых судей.
Организационная структура мирового суда представлена в приложении 3.
Как показано в приложении 3, Мировой Суд делится на судебные участки. На каждом судебном участке есть свой Мировой судья. У каждого Мирового судьи есть свой помощник. Помощник осуществляет контроль над работой секретаря судебного заседания и заведующим канцелярией, которые тоже находятся в подчинении Мирового судьи.
Все работники судебных участков являются государственными гражданскими служащими города Москвы.
1.1. 6 Определение уровня зрелости процессов управления и состояния ИТ в организации
Определение уровня зрелости процессов в данной работе описано по классификации Capability Maturity Model Integration (CMMI).
«Классификация CMMI — набор моделей (методологий) совершенствования процессов в организациях разных размеров и видов деятельности. CMMI содержит набор рекомендаций в виде практик, реализация которых, по мнению разработчиков модели, позволяет реализовать цели, необходимые для полной реализации определённых областей деятельности.»[11]
Уровни классификации CMMI:
Начальный. Самый примитивный статус организации. Организация не имеет явно осознанного процесса, и качество продукта определяется индивидуальными способностями сотрудников. Один проявляет инициативу, и команда следует его указаниям. Успех одного проекта успех другого не гарантирует. Не фиксируются данные о качестве, расписании и трудозатратах при завершении проекта.
Управляемый. Процесс отслеживается в некоторой степени. Делаются записи о планах и трудозатратах. Функциональность каждого проекта представлена в письменной форме. В середине 99гг лишь 20 % организаций имели 2-й уровень или выше.
Установленный. Имеют определённый, установленный и документированный процесс работы, не зависящий от отдельных личностей. То есть вводятся профессиональные согласованные стандарты, которые выполняют сотрудники. Такие организации в состоянии достаточно надёжно предсказывать затраты на проекты, аналогичные ранее выполненным.
Управляемый на основе количественных данных. Могут точно предсказать стоимость и сроки работ. Есть база данных накопленных измерений. Но при появлении новых технологий и парадигм нет изменений.
Оптимизированный. Есть постоянно действующая процедура поиска и освоения новых и улучшенных инструментов и методов.
По этой классификации был произведен анализ по определению уровня зрелости процессов управления организации и состояния ИТ.
Уровень зрелости процессов управления организации можно определить как установленный (3 уровень), т.е. процессы определены на уровне всей организации и исполняются заблаговременно.
Состояние ИТ в организации можно оценить по нескольким критериям, к ним относятся:
- Степень автоматизации процессов;
- Покрытие функциональных областей;
- Уровень зрелости ИТ-процессов.
Уровень степени автоматизации процессов по классификации CMMI можно определить как Управляемый, т.е. автоматизация процессов находится на стадии контроля и измерения.
Уровень покрытия функциональных областей можно определить как Управляемый, т.е. степень покрытия функциональных областей в настоящий момент развивается, она не стабильна.
Уровень зрелости ИТ процессов можно определить как Начальный, т.е. процессы непредсказуемые, слабо контролируемые, появляются в ответ на определенные события.
1.1. 7 Анализ узких мест
В качестве эталонной модели выбрана
В модели результативности выделяется 6 областей измерений:
- Мониторинг выполнения миссии и результатов деятельности,
- Мониторинг удовлетворенности клиентов,
- Мониторинг процессов и видов деятельности,
- Мониторинг технологий,
- Человеческий капитал,
- Прочие внеоборотные активы.
Выполнение миссии и бизнес-целей отражает состояние отдельных функциональных направлений деятельности ведомства. В рассматриваемой предметной области выполнение миссии, рассмотренной выше, как с точки зрения Мирового суда, так и с точки зрения судебных участков, автоматизация не должна повлиять на конечный результат выполнения процесса, только на выполнение процесса.
Оценка клиентской составляющей производится по следующим категориям:
— выгода клиента (уровень удовлетворенности клиентов и ощутимое воздействия на предоставляемый сервис) — в данном случае автоматизация может повлиять на удовлетворенность заявителей (истцов) тем, что сократятся сроки оформления документов, снизится вероятность ошибки.
— охват сервиса (какая доля населения, желающая воспользоваться данным сервисом, реально пользуются услугами) — автоматизация не повлияет на количество людей, которые хотят воспользоваться данной функцией, но повлияет на производительность труда сотрудников Мирового суда.
- своевременность и оперативность (время реагирования на запросы со стороны истцов) — автоматизация должна улучшить качество работы сотрудников Мирового суда, соответственно время реагирования на запросы сократится.
- качество обслуживания (качество с точки зрения заявителя и точность реагирования на запросы) — после автоматизации качество должно улучшиться, точность реагирования на запросы повыситься, за счет меньшей вероятности потери данных заявителя.
— доступность обслуживания (доступность услуги для клиентов и возможность самостоятельного определения вариантов сервиса и его автоматизации).
Автоматизация не повлияет на доступность услуги, так как ей будет пользоваться тот же круг лиц, что и до автоматизации.
Область измерения процессов и деятельности фиксирует результаты процессов, которые поддерживается ИТ проектами. Показатели этой группы отражают ключевые аспекты процессов или мероприятий ведомства. В этом разделе рассматриваются следующие показатели:
— Финансовые (достижение финансовых затрат в расчете на единицу услуг, а также сокращение расходов) — автоматизация повлечет за собой сокращение времени работы с одним заявителем, следовательно, финансовые затраты в расчете на единицу услуг снизятся.
— Производительность (объем работы произведенных ведомством на единицу времени) — Производительность после внедрения системы вырастет, поскольку сократится время работы с одним истцом, соответственно в рабочий день сотрудник сможет обслужить больше человек.
- Длительность цикла и своевременность (время, необходимое для оказания услуги) — Автоматизация повлечет за собой сокращение времени, необходимого для оказания услуги, за счет хранения информации в одном хранилище.
— Качество (доля ошибок и жалоб по отдельным услугам) — автоматизация должна снизить долю ошибок и жалоб заявителей, так как предусмотрена система напоминаний и данные хранятся в едином хранилище, что снижает вероятность потери каких-либо документов.
- Безопасность и конфиденциальность (в какой степени ИТ способствует улучшению безопасности и конфиденциальности).
Автоматизация обеспечит конфиденциальность информации, так как предусмотрена система авторизации пользователя.
Область измерения технологии состоит из следующих показателей:
- Расходы на технологии (расходы связанные с технологиями, и снижение расходов путем использования ИТ ).
Расходы на технологии не изменятся, так как автоматизация процесса не требует закупки нового аппаратного или программного обеспечения.
— Качество (степень выполнения функциональности с помощью технологий по сравнению с возможностями, лучшей практикой или соответствие стандартам).
Качество повысится, так как стандарт выполнения функции не изменится, а скорость выполнения обслуживания одного заявителя увеличится.
- Эффективность (производительность приложений с точки зрения времени отклика, доступности) — производительность с точки зрения времени отклика не изменится.
- Информация и данные (обмен данными, качество, надежность, стандартизация, объемы хранилищ) — правила стандартизации соблюдены, так как для государственного учреждения это очень важно.
- Надежность и доступность (потенциал приложения или системы с точки зрения доступности и непрерывности сервиса) — доступность обеспечена использованием терминов, понятных пользователю.
Область измерения человеческого капитала.
Наилучшие практики показывают важность человеческого капитала и отражение этой составляющей при оценке результатов деятельности ведомства. В настоящее время модель не включает конкретных показателей по измерению человеческого капитала. Данная версия архитектуры предполагает сотрудничество с Департаментом управления персоналом по вопросам выявления ключевых показателей в области измерения человеческого капитала.
Область измерения прочих внеоборотных активов (например, автотранспортных средств, мощностей, другого оборудования), включена в архитектуру, поскольку это является важным элементом деятельности организаций. Вместе с тем текущая версия архитектуры не включает конкретных показателей этой категории. Предполагается, что этим будут заниматься соответствующие подразделения ведомств, имеющие отношение к функционированию внеоборотных активов.
1.2 Анализ успешных ИТ -проектов в рассматриваемой области и обоснование выбора ИТ — решения
Для примера успешных ИТ-проектов в рассматриваемой области рассмотрим рынок систем электронного документооборота. Это связано с тем, что данный проект рассматривает автоматизацию генерирования различного рода документов.
Рынок иностранных систем документооборота рассматриваться не будет, так как в качестве объекта автоматизации выступает орган судебной власти Российской Федерации, у руководства которой приоритеты направлены в сторону информационных систем отечественного производителя.
«Российский рынок систем электронного документооборота наполнен различными программными продуктами от разных производителей. К ним можно отнести: МОТИВ, CORPORATE BUSINESS, jDocflow, LanDocs, PayDox, СУПеР, NAUDOC, ДЕЛО, DocsVision, ИНТАЛЕВ-Документооборот, Effect Office,OPTIMA-WORKFLOW, ЕВФРАТ-Документооборот, DIRECTUM, БОСС-Референт.» [5]
В этом обзоре рассмотрим следующие системы:
- Босс-Референт (БР),
- Дело (Д),
- ЕВФРАТ-Документооборот (ЕД),
- Directum (D),
- DocsVision (DV),
- LanDocs (LD),
- Optima-Workflow (OW).
Анализ производился по следующим критериям:
- Стоимость решений
- Функциональность
- Технические требования
В таблице 1 отображена стоимость каждого из продуктов, в которую входят стоимость лицензий для 50 пользователей, использующих полный функционал системы, стоимость технической поддержки и стоимость системы обновления.
Таблица 1
Обзор стоимости аналогичных ИТ решений
Наименование системы |
Стоимость лицензий для 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $ |
Стоимость технической поддержки, $ |
Стоимость обновления системы, $ |
|
Босс-Референт |
42 000,00 |
8 400,00 |
0,00 |
|
Дело |
10 245,16 |
2 049,03 |
0,00 |
|
ЕВФРАТ-Документооборот |
27 400,00 |
5 480,00 |
0,00 |
|
Directum |
38 855,00 |
7 771,00 |
0,00 |
|
DocsVision |
9 200,00 |
1 800,00 |
2800,00 |
|
LanDocs |
33 735,00 |
6 675,00 |
0,00 |
|
Optima-Workflow |
18 200,00 |
2 400,00 |
5 460,00 |
|
Из приведенной выше таблицы видно, что системы электронного документооборота различаются по цене, это связано с функциональностью программных средств, рассмотренной в таблице 2.
Таблица 2
Обзор функциональности аналогичных ИТ решений
Функция |
БР |
Д |
ЕД |
D |
DV |
LD |
OW |
|
Что выступает в качестве хранилища документов? |
СУБД Lotus Notes/Domino |
БД системы ДЕЛО |
СУБД «Ника» |
СУБД MS SQL Server |
СУБД MS SQL Server |
СУБД MS SQL ServerOracle |
СУБД MS SQL Server, Oracle |
|
Наличие автомат. архивирования |
— |
— |
+ |
— |
— |
+ |
— |
|
Возможность работы с ЭП |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Авторизация |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Создание новых сущностей: Организационная структура |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Создание новых сущностей: Номенклатура дел |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Варианты ввода документов в СЭД: Сканирование |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Ведение секретного делопроизводства (грифы секретности) |
— |
+ |
+ |
— |
— |
+ |
— |
|
Автоматическое сохранение всех редакций документа |
— |
+ |
— |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Многостадийность обработки документов |
+ |
— |
+ |
+ |
+ |
— |
+ |
|
Наличие «согласующих» подписей |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Уведомления по эл. почте |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Механизм контроля документов и задач |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Фильтрация и реквизитный поиск по различным полям |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Учет места хранения оригиналов документов |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Учет перемещения оригиналов документов |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Возможности интеграции с другим ПО (каким именно) |
MS Office, 1С, OCR CuneiForm, FaxChange |
MS Office, |
MS Office |
MS Office, Project Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000 |
1C, MS Office |
MS Office, 1С |
MS OfficeJScrip |
|
Возможности интеграции с почтовыми клиентами |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Механизмы автоматического импорта документов |
+ |
+ |
— |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Примечание:
+ Есть функция в указанной конфигурации
- Нет функции в указанной конфигурации
Таким образом, можно сказать, что системы электронного документооборота, представленные на российском рынке, обладают примерно одинаковым функционалом, что ставит руководство и пользователя в заблуждение при выборе системы.
В таблице 3 рассмотрены технические требования, предъявляемые к данным системам.
Таблица 3
Обзор технических требований для аналогичных ИТ проектов
Название системы |
Характеристики клиентских ПК |
Предустановленное программное обеспечение на сервере |
|
Босс-Референт |
Pentium II 400 RAM 128 Mb. HDD 275Mb. |
1.Операционная система Windows 2000 Server; Advanced Server / Windows NT Server 4.0 / Red Hat Linux 7.2; SuSE Linux 8.0 (Intel) / Solaris 8 (SPARC); Solaris 9 (SPARC) 2. Lotus Domino R5. |
|
Дело |
Pentium II RAM 128 Mb. HDD 200 Mb. |
1. Microsoft Windows 2000/2003 Server/ Unix/ Novell Netware 2. MS SQL Server версии 7.0 или 2000/ Oracle версии 8.x или 9.x |
|
ЕВФРАТ-Документооборот |
Pentium II RAM 64Mb. HDD 180Mb. |
1. Операционная система MS Windows 2000/XP; 2. СУБД «НИКА» /SQL Server 2000 /Oracle; 3. Microsoft Internet Explorer v.4.02 service pack; |
|
Directum |
Celeron 800 MHz RAM 128 Mb HDD 20 Gb |
1. Windows Server 2000/2003 2. SQL Server 2000 Standard Edition |
|
DocsVision |
Pentium II 400Мгц RAM 128Mb. HDD 20Mb. |
1. Windows Server 2000/2003 2. SQL Server 2000 Standard Edition 3. Microsoft Collaboration Data Objects (CDO) 4. Microsoft .NET Framework 1.1 |
|
LanDocs |
Pentium 200 RAM 64Mb. HDD 30Mb. |
1. Windows NT/2000 Server 2. Microsoft SQL Server 2000 или Oracle 8i |
|
Optima-Workflow |
Pentium III-800 RAM 256Mb. HDD 10 Gb. |
1. Microsoft Windows 2000 Server/2000 Advanced Server/Server 2003 Standard 2. Microsoft SQL Server 2000 Enrerprise Edition/MS SQL Server 7.0/Oracle 9i |
|
Таким образом, можно сделать вывод о том, что современный рынок наполнен различными системами электронного документооборота, которые разработаны под типовые бизнес-процессы организации. Исходя из того что специфика бизнес процессов государственных органов, органов судебной власти и, в частности, Мирового суда, не будет учтена в таких системах (или будет необходима авторская доработка программного обеспечения), рассматриваемая система будет узконаправленной в представленную предметную область.
1.3 Описание модели предлагаемого решения
Модель предлагаемого решения представлена при помощи использования двух критериев:
- Модель бизнес функций («Как должно быть»)
- Система управления и организационная структура («Как должно быть»)
1.3.1 Функциональная модель («Как должно быть»)
Рис. 3 — Нулевой уровень диаграммы бизнес-процессов «Как должно быть»
Диаграмма показывает то, что система является механизмом ведения гражданского судопроизводства. Входная, выходная информация и управляющее воздействие не изменились.
В приложении 3 изображена функциональная диаграмма бизнес-процессов «Как должно быть», которая показывает то, на каких стадиях рассмотрения дела участвует информационная система.
Информационная система участвует в двух процессах по ведению гражданского судопроизводства в Мировом суде:
- Возбуждение гражданского дела;
- Оформление документации.
Первый процесс состоит из пяти стадий (приложение 3 — Диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Возбуждение гражданского дела») — проверка и принятие искового заявления; заведение гражданского дела; подготовка материалов дела к суд. заседанию; регистрация гражданского дела в базе данных; автоматизированная выписка судебных повесток. Информационная система участвует в последних двух процессах. В систему вносят сведения об истце, который подаёт исковое заявление, ответчике, требования, которые предъявляет истец, формирует дело, система автоматизированно выписывает судебные повестки по выбранному делу для вызова сторон и свидетелей на судебное заседание.
Второй процесс состоит из трех стадий (Приложение 4 диаграмма декомпозиции второго уровня процесса «Оформление документации») — оформление гражданского дела, автоматизированное оформление учётно-статистических карточек и автоматизированное заполнение и оформление исполнительных листов. Информационная система участвует на последних двух стадиях. Система автоматизировано заполняет документы, которые необходимы по выбранному делу (учётно-статистические карточки и исполнительные листы).
1.3.2 Организационная структура и система управления («Как должно быть») , Организационная структура не изменится, так как автоматизация не устраняет работу сотрудника или
2.1 Бизнес-требования проекта
«Бизнес-требования содержат в себе высокоуровневые цели организации или заказчиков системы. Шаблон бизнес требований разработан IEEE — Institute of Electrical and Electronics Engineers».[4]
2 .1.1 Бизнес требования
В пункте бизнес требования описаны пожелания заказчика, исходные данные, возможнос
Исходные данные
Исходными данными для определения бизнес требований являются потребности в модернизации процессов организации выявленные в главе 1 — «Анализ узких мест». К ним можно отнести:
- Сокращение сроков оформления документов,
- Повышение производительности труда сотрудников,
- Сокращение времени реагирования на запросы заявителей,
- Уменьшение вероятности потери данных об участниках дела,
- Сокращение времени оформления одного дела,
- Хранение информации в единой базе,
- Снижение доли ошибок сотрудников,
- Сохранение порядка выполнения процесса.
Возможности бизнеса
Бизнес-проблема, которая разрешается посредством нового ИТ решения заключается в следующем:
- Длительный срок оформления документов,
- Низкая производительность труда сотрудников,
- Длительное время реагирования на запросы заявителей,
- Большая вероятность потери данных об участниках дела,
- Длительное время оформления одного дела,
- Хранение информации в разных местах,
- Большая доля ошибок сотрудников.
Некоторые из представленных бизнес-проблем могут быть решены путем внедрения системы электронного документооборота, но в этом случае не учитываются специфические бизнес-процессы предприятия, а это необходимо. Соответственно представленной организации необходима информационная система, которая будет учитывать все нюансы бизнес-процессов Мирового суда. Это решение соответствует развитию технологий, тенденциям рынка и стратегии развития предприятия.
Бизнес-цели и критерии успеха
Бизнес цели:
- Достигнуть показателя удовлетворенности заявителей, равного 4.5, в течение 6 месяцев (показатель высчитывается по пятибалльной шкале с помощью голосования размещенного на сайте Мирового суда).
- Увеличить производительность обработки транзакций на 15 %
- Снизить уровень ошибок данных до величины не более 5%
- Сократить срок оформления документов на 20%
- Сократить срок времени оформления одного дела на 13%
- Сократить время на поиск документов и сопутствующей информации на 25 %.
- Порядок выполнения процесса должен соответствовать административному регламенту по ведению гражданского судопроизводства.
Потребности клиентов или рынка
Потребности типичных клиентов (в данном случае заявителей):
- Сокращение времени оформления каждого дела;
- Сокращение времени реагирования на запросы заявителей;
- Сокращение вероятности потери данных;
- Сокращение доли ошибок сотрудников.
Бизнес-риски
Временные факторы:
Проектирование, разработка, внедрение и настройка информационной системы могут занять некоторое время, соответственно, недостатки, которые были выявлены ранее, не будут устраняться до тех пор, пока система не будет введена в эксплуатацию полностью или не будут найдены другие пути решения.
Приемлемость для пользователя:
Существует вероятность того, что секретарей Мирового суда придётся обучать работе на данной информационной системе. Это вопрос может быть решен путём проведения консультаций.
Проблемы, связанные с реализацией:
Существует вероятность того, что на этапе анализа были выявлены не все бизнес-правила и какие-то функции будут искажены, но на этапе второй или последующей итерации можно отследить неучтенные бизнес-требования или бизнес-правила и внести их реализацию в функционал системы.
Рыночная конкуренция:
Существует необходимость сертификации систем, разработанных для государственных органов. Эту проблему можно решить, подготовив все необходимые документы для прохождения сертификации.
2.1 .2 Образ решения
Образ решения — стратегический образ системы, позволяющий выполнить бизнес задачи.
Положение об образе проекта
Для секретарей судебного заседания Мирового суда, которым нужно постоянно запрашивать данные о процессе ведения гражданского дела, находящегося на рассмотрении, данная система обеспечивает точку доступа к единой базе данных, в которой содержится вся информация по делам, находящимся в юрисдикции Мирового суда. В системе хранятся данные об истце (заявителе), ответчике, свидетелях, документах, предоставленных в качестве доказательств, о виде и значении наказания, предусмотренных статьёй, применяемой к ответчику за совершение правонарушений, работниках-юристах, которые ведут дело. Эта система увеличит производительность обработки транзакций на 15 %, позволит снизить уровень ошибок данных до величины не более 5%, сократит срок оформления документов на 20%. В отличие от действующего процесса ведения гражданского судопроизводства, в котором все задачи выполняются вручную, этот продукт будет генерировать всю документацию, предусмотренную административным регламентом гражданского судопроизводства.
Основные функции:
- Проверка введенной информации;
- Хранение информации по гражданскому делу;
- Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
- Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
- Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
- Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.
Предположения и зависимости.
В системе должен учитываться Гражданский Процессуальный Кодекс по ведению гражданского судопроизводства Российской федерации. Все формы отчетов должны быть созданы с учетом положений, описанных в Приказе Управления по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы от 07.08.2014 N 79 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству у Мирового судьи города Москвы».
2 .1.3 Масштабы и ограничения проекта
Объем первоначальной версии
В первоначальную версию продукта включены базовые задачи для секретаря судебного заседания Мирового суда:
- Проверка введенной информации;
- Хранение информации по гражданскому делу;
- Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
- Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
- Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
- Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.
Объем последующих версий:
В течение трех лет желательно совершить следующие действия, касающиеся системы:
- Переложить систему на клиент-серверную платформу;
- Увеличить количество документов, которые может генерировать и автоматизировано заполнять система;
- Включить в систему модули, которые разработаны специализированно для вышестоящих судов города Москвы.
- Разграничить доступ сотрудникам.
Ограничения и исключения
Основное смысловое ограничение состоит в том, что данная система охватывает область деятельности только одного функционального подразделения — деятельность суда первой инстанции (Мирового суда), система не охватывает функционирование других стадий гражданского судопроизводства, т.е. занимается внутренним документооборотом, согласно административному регламенту.
2 .1.4 Бизнес-контекст
Профили заинтересованных лиц
Заинтересованными лицами в данном проекте являются:
- Мировой судья;
- Секретарь судебного заседания;
- Управление по обеспечению деятельности мировых судей.
Основную ценность для перечисленных выше заинтересованных лиц может представлять:
- Сокращение сроков оформления дел,
- Повышение производительности труда секретарей судебного заседания,
- Сокращение времени реагирования на запросы заявителей,
- Сокращение вероятности потери данных об участниках дела,
- Сокращение времени оформления одного дела,
- Хранение информации в единой базе,
- Снижение доли ошибок сотрудников,
- Автоматизация задач, ранее выполнявшихся вручную,
- Сохранение порядка выполнения процесса.
Их вероятное отношение к продукту может быть неоднозначным, так как внедрение продукта может повлечь некоторые последствия, главное среди которых — это обучение персонала, но и выгода внедрения информационной системы тоже должна учитываться.
Наиболее интересными функциями и характеристиками для круга заинтересованных лиц являются:
- Проверка введенной информации;
- Хранение информации по гражданскому делу;
- Организация поиска нужной информации для выбранного дела;
- Генерирование судебных повесток для выбранного дела;
- Автоматизированное заполнение бланков установленной формы: учётно-статистических карточек и исполнительных листов;
- Генерирование информации, необходимой для оформления годового отчета по деятельности Мирового суда.
К известным ограничениям, которые должны быть соблюдены, можно отнести то, что данная система охватывает область деятельности только одного функционального подразделения — деятельность суда первой инстанции (Мирового суда), система не охватывает функционирование других стадий гражданского судопроизводства, т.е. занимается внутренним документооборотом, согласно административному регламенту.
Приоритеты проекта
Рассматривая приоритеты проекта, можно сказать о том, что из пяти измеряемых параметров проекта (кадры, функции, затраты, качество и график) к ключевым факторам относятся функции и качество. Кадры и затраты относятся к лимитирующему фактору — ограничению, а график проекта — фактор, который до определенной степени менеджер проекта может измерять и балансировать относительно других параметров, т.е. он наделен определенной степенью свободы.
Операционная среда
В этом пункте описывается среда, в которой будет описываться ИС и определяются требования к доступности, надежности, производительности и целостности.
Доступность:
Пользователи находятся в пределах одного здания, им нужен доступ к системе в одно время. Данные генерируются и используются в одном месте.
Надежность:
- Пользователи готовы смириться с прерыванием работы системы в нерабочее время, после 18.00, непрерывный доступ к ней не обязателен.
Производительность:
- Максимальное время отклика для получения доступа к данным не должно превышать 5 секунд.
Целостность:
- В качестве элементов безопасности и требований у защиты безопасности необходима функция авторизации сотрудников.
2.2 Требования пользователей
Требования пользователей получены путем анализа и верификации бизнес-требований, с использованием методов сбора документов и интервьюирования.
Требования пользователей описывают цели и задачи, которые пользователям позволит решить система. Они описаны с помощью диаграммы вариантов использования.
Пользователь системы (Секретарь судебного заседания) может выполнить 3 основных вида действий (рисунок 4):
- Ввести данные;
- Просмотреть данные (необходимую информацию);
- Генерировать и заполнять документы установленной формы (судебные повестки, учётно-статистические карточки, исполнительные листы и годовые отчеты по деятельности Мирового суда).
Секретарь судебного заседания так же может с помощью системы выполнить 2 вида вспомогательных действий (рисунок 4):
- Совершить поиск информации по номеру дела;
- Произвести проверку введенных данных.