Регулирование электронного документооборота

Контрольная работа

1. Понятие электронного документа, его юридическая сила

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Применение системы автоматизации документооборота — важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.

В настоящее время мы находимся на пороге грандиозной революционной перестройки всего комплекса накопленных историей знаний и опыта в сфере традиционных представлений о документационном обеспечении управления. Современные технологии обязывают нас не просто использовать их как первоклассное орудие труда, но и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала.

Таким образом, цель написания контрольной работы — проанализировать понятие электронного документа, выявить его юридическую силу.

Понятие электронного документа

Электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Для единого подхода к работе с электронными документами и электронным документооборотом в Российском законодательстве применяются следующие основные термины и определения:

  • электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
  • реквизит электронного документа — обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;
  • подтверждение подлинности электронного документа — положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;
  • электронный документооборот — процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;
  • средства электронного документооборота — программные и / или технические средства, применяемые в электронном документообороте;
  • участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;
  • отправитель электронного документа — участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;
  • получатель электронного документа — участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
  • посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;
  • электронный архив — массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

10 стр., 4635 слов

Электронное портфолио как средство оценки сформированности универсальных ...

... главным образом определяет актуальность данной курсовой работы. Цель: разработка структуры электронного портфолио младшего школьника как средства оценки сформированности универсальных учебных действий ... школьников; 3. Определить приоритетные универсальные учебные действия, как основу внедрения электронного портфолио в начальной школе; 4. Изучить методики оценки сформированности универсальных ...

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
  • иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;
  • содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
  • иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Юридическое значение электронных документов

1. Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов.

2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.

3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа

Юридическую силу электронному документу придают:

5 стр., 2233 слов

Интеллектуальные технологии в электронном образовании

... интеллектуальный пакет алгоритмов и программ; библиографический указатель; [Электронный ресурс]//URL: https://inauka.net/referat/intellektualnyie-materialyi/ именной указатель; история развития предметной области; * лингвистическая база знаний; гипермедийная семантическая сеть учебных материалов; ... Семантический электронный учебник представляет собой интерактивный интеллектуальный самоучитель ...

  • обязательные реквизиты;
  • подтверждение полномочий создателя;
  • подлинность и аутентичность.

Обязательные реквизиты электронного документа

Электронный документ должен содержать:

  • регистрационный номер;
  • регистрационную дату;
  • подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
  • содержание документа;
  • наименование организации — создателя документа;
  • местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы их можно было однозначно идентифицировать.

Понятие электронной цифровой подписи

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — обязательный реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата).

Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

В законодательстве имеется точное описание понятия ЭЦП:

(Электронная) цифровая подпись (digital signature), ЭЦП — строка бит, полученная в результате процесса формирования подписи.

Электронная цифровая подпись — реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

Другими словами, электронно-цифровая подпись — это последовательность символов, которая позволяет пользователю открытого ключа ЭЦП установить целостность и неизменность переданной ему информации, а также идентифицировать владельца закрытого ключа ЭЦП.

Понятие «закрытый ключ» обозначает систему, позволяющую владельцу информации зашифровывать ее — защитить от копирования, изменений и других манипуляций. Доступ к таким документам могут иметь только владельцы так называемого «открытого ключа». Это могут быть партнеры по бизнесу, с которыми заранее было заключено соглашение о подобном способе обмена документацией. При этом сторонами выбирается общая система, которая будет поддерживать возможность использования ЭЦП при совершении сделок.

сертификат открытого ключа ЭЦП

2. Правовой режим электронного документа и документооборота

Правовое регулирование отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другими Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.

Федеральные законы и нормативные правовые акты регулируют отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяют основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте. Действие Российского законодательства об электронном документе распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.

5 стр., 2294 слов

Правовые основы защиты информации и закон о защите информации. ...

... право защита информация В главе IV приведены нормы, обеспечивающие защиту прав автора (правообладателя) программы для ЭВМ или базы данных. В ст. 13 Закона «О правовой охране программ для электронных вычислительных ...

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, экономики и бизнеса, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая государственная программа «Информационное общество» (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддерживать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу будет легче взаимодействовать друг с другом и государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, налоговой, финансовой, экономической и социальной сферах.

Назовем основные действующие документы федерального значения, содержащие определенные нормы применения электронных документов:

  • Гражданский кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 27.07.2010-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Федеральный закон об информации);
  • Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  • Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Федеральный закон об электронной подписи);
  • Федеральный закон от 27.12.02 г.

№184-ФЗ «О техническом регулировании»;

  • Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Постановление Госкомстата России от05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Одним из основных нормативных документов, регламентирующих вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В этом Федеральном законе провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере государственных услуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года Федеральных законов от 9 февраля 2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 №478.

3 стр., 1315 слов

Электронная подпись

... ] В России федеральным законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. наименование «электронная цифровая подпись» заменено словами «электронная подпись» (ЭП). Электронно-цифровая подпись используется физическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, ...

Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», что закреплено в ст. 3 Федерального закона от 10.01.03 г. №20-ФЗ. В частности, в ст. 12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС «Выборы», приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.

Электронный документооборот используется и в органах судебной власти. Причем действующее законодательство предусматривает не только решение глобальных проблем информатизации судебных органов, но и внедрение систем электронного документооборота на уровне обычных районных судов.

Электронный документооборот «проникает» и в сферу налоговых отношений. Вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ), касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают то, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде. В частности, в документе раскрываются такие вопросы, как: требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

В частности, налогоплательщик обязан придерживаться следующих требований к обороту сведений в интерактивном режиме с налоговыми органами:

  • после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее ЭЦП уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в налоговый орган по месту учета;
  • в течение суток в адрес налогоплательщика налоговый орган высылает квитанцию о приеме декларации в электронном виде. После проверки подлинности ЭЦП уполномоченного лица налоговым органом налогоплательщик сохраняет документ в своем архиве.

В заключение следует остановиться на вопросах, связанных с дальнейшим развитием электронного документооборота на корпоративном уровне.

13 стр., 6345 слов

Оригинальность, подлинность и фальсификация документа

... внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом. Там же. С.107. Из подлинников документов принято ... исследование оригинальности, подлинности и фальсификации документа. Задачи работы: 1) сделать сравнительную характеристику "подлинника" и "оригинала" документа; 2) изучить развитие технологии копирования документов; ...

Федеральный закон от 27.12.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» позволяет организациям легитимизировать методологию и технологию электронного документооборота, которые они фактически используют. Это осуществляется посредством утверждения стандартов организаций. Стандарты организаций в соответствии со ст. 17 Закона №184-ФЗ могут разрабатываться и утверждаться организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения в целях совершенствования производства и повышения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Стандарты организаций могут утверждаться и в целях распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

3. Электронно-цифровая подпись электронного документа

Электронно-цифровая подпись — атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ — это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

Чаще всего цифровые подписи используются для подтверждения имени отправителя, основываясь на том, что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствует полученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется для датирования документа с помощью штампа времени: доверенная сторона подписывает документ штампом времени с помощью своего специального закрытого ключа, подтверждая существование документа в данный момент, обозначенный в цифровой подписи.

В случае если электронно-цифровая подпись ставится для удостоверения личности отправителя: сторона, которой доверяют априори, предоставляет открытый ключ и информацию о владельце закрытого ключа получателю документа — получается иерархия доверия. Доверие подписывающей стороне строится на безоговорочном доверии третей стороне, также подписавшей документ. Есть специализированные государственные агентства по сертификации, у которых небольшое количество корневых ключей сети. В распределенной же инфраструктуре нет необходимости владеть универсальными для всех корневыми ключами, и каждая из сторон может доверять своему набору корневых ключей. Такой способ организации иерархии доверия называется сеть доверия, это принцип используется в PGP.

Подведем итог, что электронно-цифровая подпись используется для:

  • удостоверения источника документа (в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т.д.);
  • защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной);
  • невозможности отказа от авторства (так как создать корректную подпись можно лишь, зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом);
  • сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;
  • организации юридически значимого электронного документооборота;

— Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.

3 стр., 1494 слов

Электронная цифровая подпись

... защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». 2002 год Принят Федеральный закона «Об электронной цифровой подписи», который создал основу для использования электронного документа и электронной цифровой подписи. 6 апреля 2011 года президент России ...

С помощью сети доверия пользователь решает: доверяет он или нет, что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

  • попытка подделать подпись для выбранного им документа;
  • подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text. Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия. Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

4. Процедуры разрешения конфликтов

Для нормального функционирования систем электронного документооборот (ЭДО) необходимо разработать процедуры разрешения возможных конфликтов. Стороной таких конфликтов (кроме участников ЭДО и фирмы-провайдера) может быть и фирма-разработчик программного обеспечения. При описании всех процедур предполагается, что договор с фирмой-разработчиком учитывает наличие эталонного образца программного обеспечения (ПО), который может храниться только у фирмы-провайдера или у всех участников системы ЭДО, но при этом требуется выполнение двух основных условий. Должно быть документально подтверждено, что каждому участнику системы ЭДО (включая фирму-провайдер) установлено программное обеспечение, соответствующее эталонному образцу. Хранение эталонных образцов организуется таким образом, чтобы исключить возможность изменения эталонного образца программного обеспечения без ведома сторон: участника, у которого данное ПО установлено, разработчика и фирмы-провайдера. Указанный режим может быть обеспечен, например, системой нескольких ключей, когда носитель с эталонным образцом хранится в конверте, опечатанном всеми заинтересованными сторонами, либо в сейфе с несколькими различными ключами.

7 стр., 3428 слов

Электронная цифровая подпись (2)

... электронной цифровой подписи или контрольной характеристики данного электронного документа; сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа; сведения о составе электронного документа. Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование электронной подписи ... для обеспечения ...

Опишем теперь процедуры разрешения конфликтов, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО.

1. Одна из сторон отказывается от принятия на себя обязательств по документу, заверенному ее действующей цифровой подписью, причем последняя признается подлинной программой проверки другой стороны. В этом случае проверяется целостность программного обеспечения сторон путем сравнения используемого программного обеспечения с эталонным образцом. Далее возможны следующие варианты:

  • а) если будет выяснено, что программное обеспечение одной из сторон отличается от эталонного, то вся ответственность (включая возмещение возможных убытков) лежит на данной стороне;

— б) если же программное обеспечение сторон соответствует эталонным образцам, то повторно проверяется подлинность цифровой подписи с помощью программного обеспечения, соответствующего эталону. Если подпись признается действительной в результате повторной проверки эталонным ПО, а сторона, чьей подписью заверен документ, отказывается принять на себя обязательства по документу, то назначается экспертная комиссия, которая на основании изучения спорного документа на магнитном носителе, распечатки этого документа вместе с цифровой подписью под ним на бумажном носителе, образца цифровой подписи ответчика (открытого ключа), заверенного его личной подписью и мастичной печатью, выносит заключение о подлинности цифровой подписи и ее соответствии техническому описанию используемых алгоритмов.

2. Одна из сторон отказывается от приема и рассмотрения документа на основании того, что цифровая подпись другой стороны под документом воспринимается как фальшивая. Тогда сторона, отказавшая в приеме документа, заверяет свой отказ от рассмотрения документа личной подписью и мастичной печатью, а вторая сторона повторно подписывает документ цифровой подписью и направляет его первой стороне. Если новая подпись опять признается программой проверки первой стороны недействительной, то проверяется сохранность (соответствие эталонному образцу) программного обеспечения сторон. Здесь возможны следующие варианты:

  • а) нарушено программное обеспечение у автора документа — тогда отказ другой стороны от рассмотрения документа является правомерным;
  • б) разрушено программное обеспечение у стороны, отказавшейся от приема документа, — в данном случае она обязана возместить убытки, возникшие вследствие ее отказа от рассмотрения документа; основанием для привлечения к ответственности служит официальный отказ от приема документа.

Важное значение для нормального функционирования систем ЭДО имеет разработка процедур определения случаев, когда наступает ответственность разработчика программного обеспечения.

Алгоритмы, используемые в программном обеспечении ЭЦП, признаются ненадежными, если доказана практическая возможность за приемлемый срок:

37 стр., 18346 слов

Технико-криминалистическая экспертиза документов

... В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием “юридическая сила документа”. техническая криминалистическая экспертиза документ Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как ... твах, имеющих определенное юридичес кое з начение. Предмет судебно-технич кой экспертизы документов в процес с уальном ас пекте с ос тавляют факты, ...

  • а) либо подделать подпись под документом;
  • б) либо определить по образцу подписи и подписанным документам секретный ключ;
  • в) либо изменить документ, не нарушив подлинности подписи.

Программное обеспечение ЭЦП признается не соответствующим техническому описанию используемых алгоритмов, если документ, подписанный с использованием программного обеспечения, соответствующего эталонному образцу, одной стороной, воспринимается как фальшивый соответствующим эталонному образцу программным обеспечением другой стороны (при условии, что обе стороны используют действующие ключи подписывания).

Когда в системе ЭДО некоторые типы документов обрабатываются в автоматическом режиме, для них должны быть установлены жесткие требования по их структуре и определены действия, выполняемые при обработке документа каждого типа (операционные условия).

В таких системах обычно вводится понятие допустимого документа, т.е. документа, удовлетворяющего описанным в системе форматам. Кроме упомянутых ранее процедур необходимо описать еще и процедуры, применимые при конфликтах по вопросам о допустимости документов и правильности их обработки.

Программа проверки допустимости документов считает нестандартным правильно оформленный документ, если:

  • эталонная программа проверки допустимости документа признает его таковым на основании несоответствия его требуемому для данного типа документов формату;
  • экспертиза установила, что документ удовлетворяет требованиям, предъявляемым формату документов этого типа.

Операции, выполненные по стандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

  • обрабатываемый документ соответствует одному из допустимых форматов;
  • для указанного формата операционными условиями предусмотрено выполнение однозначно определенных операций;
  • операции, выполненные по документу программой обработки документов, не соответствуют описанным в операционных условиях.

Операции, выполненные по нестандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

  • обрабатываемый документ не соответствует ни одному из допустимых форматов;
  • операции, выполненные по документу программой обработки документов, не предусмотрены для нестандартных документов операционными условиями.

электронный документ

Использование технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) является одним из основных способов придания электронному документу юридической (доказательной) силы. Для обеспечения юридической значимости электронного документа необходимо его соответствие требованиям: к наличию обязательных реквизитов и соблюдению правил их отображения для данного вида документа; компетентности автора, т.е. его праву создавать или подписывать документы такого вида; гарантии целостности и подлинности документа, подтверждению автора документа.

Государство целенаправленно решает задачи перехода на электронный документооборот государственных органов, бизнеса и отдельных граждан, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов. В настоящее время в стране существует достаточно большая правовая основа для широкого применения электронного документа и систем электронного документооборота.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://inauka.net/kontrolnaya/pravovoy-rejim-elektronnogo-dokumenta/

электронный правовой документооборот автоматизация

1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., №2, ст. 127

2. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. №52 (часть I) ст. 5140

3. Федеральный закон от 10 января 2003 г. №20-ФЗ «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // Собрание законодательства Российской Федерации от 13 января 2003 г. №2 ст. 172

4. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» // Собрание законодательства Российской Федерации от 4 февраля 2002 г. №5 ст. 531

5. Распоряжение Правительства РФ от 15 августа 2003 г. №1163-р // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 августа 2003 г. №34 ст. 3396

6. Приказ МНС РФ от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Учет. Налоги. Право — Официальные документы, от 22 января 2003 г. №2

7. Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» // Финансовая газета, май 2002 г., №22

8. Информатика для юристов и экономистов // Под ред. С.В. Симоновича — Сб., 2006.

9. Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // Вестник Московского университета, Серия 11, Право, 1997, №5

10. Кутузов Т. Электронный документооборот в России: юридический аспект // Финансовая газета, 2004, №29

11. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2010, №1.