Проблемы экспертизы ценности документа

метки: Экспертиза, Проблема, Документ, Ценность, Хранение, Организация, Процесс, Государственный

Экспертиза ценности документов — одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов- документоведов.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

Экспертиза — исследование некоего вопроса, требующего специальных знаний, с представлением мотивированного заключения. Для ее проведения привлекаются эксперты, т.е. опытные специалисты в данной области.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

История развития судебной экспертизы и судебных экспертных учреждений России

... судебных экспертиз необходимо в первую очередь ознакомиться с историей его развития. Именно поэтому темой реферата является: история развития судебной экспертизы и судебных экспертных учреждений России. Я рассматривала всю историю развития ... в становление направления судебной экспертизы - экспертизы документов. В качестве судебного эксперта к химическому исследованию документов привлекают и Д.И. ...

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.⁴

________________

⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 3-е изд. М.: ИНФРА-М. 2003. С.267.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

• первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

• вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
• для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 5 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
• для временного хранения.
• Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше или нижестоящих учреждений.
• Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.³

_______________

Экспертиза ценности документов

... сохранности; e) передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. Назначение экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов осуществляется: в делопроизводстве учреждений; в ведомственном ...

³ . Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.

ГЛАВА 2. ОРШАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1 Принципы и критерии ценности документов.

Принцип историзма в настоящее время признается основным предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта в нашем случае совокупности документов. ⁷ Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение .²

В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов — системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) — с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Там же. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в «разном освещении» — в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника».²

________________

² Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 141.,

⁷ Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика).

С. 41-43.,

В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота

сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, — все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида». ¹

Организация работ по рассмотрению жалоб и заявлений граждан и ...

... анализ законодательства, регулирующего организацию работ по рассмотрению жалоб и заявлений граждан и приему посетителей в судах общей юрисдикции. 1. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу суда Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным ...

________________

¹ Об архивном деле в Российской Федерации. Ст. 6, п. 6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 года)

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.