Устав проекта (с примером и описанием). Вариант оглавления устава проекта

Аннотация

Устав проекта является нормативным документом , регламентирующим реализацию проекта и порядок взаимодействия участников проекта.

Устав проекта нацелен на создание эффективной системы управления проектом, которая позволит обеспечить выполнение необходимого объема работ определенными ресурсами в заданные сроки при обеспечении требуемого качества результатов, включая обеспечение команды проекта согласованной Заказчиком и Исполнителем непротиворечивой информацией, необходимой для управления проектом.

Цель Устава проекта – установление правил организации работ по проекту путем документирования терминологии, целей, стратегии, границ, организационной структуры, методологии ведения проекта, ролевых функций и планов проекта, необходимых для достижения бизнес-целей проекта и компании в целом.

Устав проекта может изменяться в ходе выполнения работ и является обязательным для выполнения всеми участниками проекта.

Устав проекта вступает в силу после его подписания полномочными представителями Заказчика и Исполнителя и действует вплоть до подписания протокола о завершении проекта или до принятия одной из сторон решения об одностороннем выходе из проекта.

Терминология

Проблема – любой вопрос или ситуация, которая воспринимается членом команды проекта как угроза успешному выполнению работ проекта.

Проект – уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Риск проекта – потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта.

Руководитель проекта – сотрудник, назначенный Приказом о запуске проекта для управления проектом и отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта.

Стейкхолдер – физическое или юридическое лицо, заинтересованное в финансовых и иных результатах проекта. Данным лицом может быть акционер, кредитор, член органа управления, сотрудник компании, клиент, орган государственной власти, общественная организация, а также другое лицо, заинтересованное в реализации/нереализации проекта.

Управление проблемами – это процедура выявления, регистрации и разрешения проблем, а также минимизации их влияния на цели и качество выполняемого проекта.

Управление проектом – методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Участники проекта — все сотрудники Заказчика и Исполнителя, работающие над проектом, включая органы управления проектом.

Полное наименование проекта

Наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в проектной документации и отчетных документах

Краткое наименование проекта*

Указывается наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в справочной документации и внутренних документах

Дата начала проекта*

Указывается плановая дата начала работ по проекту

Дата завершения проекта*

Указывается плановая дата завершения работ по проекту

Цели проекта

Перечень целей, на достижение которых направлен данный проект. Указываются цели, достижение которых позволит удовлетворить потребность/решить проблемы потенциального заказчика.

Предпосылки проекта

Описание предпосылок проекта (краткая обобщенная характеристика существующей ситуации в рассматриваемой области деятельности компании, российского и зарубежного опыта).

Указывается перечень потребностей заказчика , на удовлетворение которых направлен проект (в том числе факты, события, позволяющие судить о наличии потребности в результатах проекта), а также перечень основных проблем, на решение которых направлен проект.

Благоприятствующие связи с проектами

Перечень проектов, создающих возможности и дополнительные выгоды для реализации проекта.

Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые возможности и выгоды от благоприятствующих связей.

Препятствующие связи с проектами

Перечень проектов, создающих угрозы и дополнительные ограничения для реализации проекта (в соответствии с прочими рисками проекта).

Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые угрозы и ограничения при реализации проекта.

Критерии оценки успешной реализации проекта

Указываются критерии оценки успеха/эффективности проекта в привязке к классификации. Выделяются следующие типы критериев:

• ключевые показатели эффективности – ключевые показатели эффективности, принятые в компании, к изменению значений которых приведет внедрение решения;

• ожидаемые характеристики результата проекта – характеристики разрабатываемого решения;

• степень решения проблемы – проблемы, которые частично или полностью позволит решить внедряемое решение;

• степень удовлетворения потребности Заказчика – потребности Заказчика, которые удовлетворит внедряемое решение;

• соответствие основным параметрам проекта – качество, сроки, ресурсы.

Ожидаемые эффекты проекта*

Указывается описание ожидаемых эффектов при использовании результатов проекта.

Объем проекта

Объем проекта включает работы по проектированию, реализации и внедрению логически завершенных и взаимосвязанных функциональных блоков и компонентов продукта проекта и определяется в четырех ракурсах:

• Функциональный объем определяет функциональные характеристики внедряемого продукта. Решение об использовании той или иной функциональности продукта диктуется бизнес-процессами предприятия, на котором внедряются результаты проекта.

• Организационный объем, который определяется подразделениями предприятия – организационными единицами (отделами, конкретно определенными рабочими местами) внутри этих подразделений, охваченными внедрением продукта.

• Технический объем , который определяется требованием нормального функционирования продукта проекта в заданном функциональном и организационном объеме.

• Иной объем , который определяется требованиями по взаимодействию с другими продуктами на предприятии или другими требованиями, не входящими в состав функционального, организационного и технического объемов.

Необходимые материальные ресурсы

Необходимо привести описание материалов и сырья с требованиями к количеству и качеству: наименование, качественные характеристики, марка или модель, единица измерения, количество единиц.

Менеджер проекта

Ф.И.О. руководителя проекта.

Стейкхолдеры проекта

Указывается перечень стейкхолдеров проекта и предмет их интересов в проекте. Стейкхолдеры могут быть заинтересованы в реализации проекта, либо могут выставлять ограничения и быть заинтересованы в нереализации проекта. Необходимо учитывать оба типа интересов.

Также указывается перечень мероприятий по развитию или удержанию отношений со стейкхолдерами — комплекс действий, позволяющих преодолевать ограничения, выставленные стейкхолдерами, либо позволяющих сохранить позитивный интерес стейкхолдеров в проекте.

Организационная схема реализации проекта

Указывается ролевая схема реализации проекта: роли в проекте и их функциональное подчинение, а также взаимодействия с Заказчиком и внешними контрагентами.

Функциональная ответственность участников проектной команды

Указывается описание состава команды проекта с указанием функциональных обязанностей каждого участника. Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта. В примечании необходимо указать дополнительные возможности, ограничения и другие ключевые особенности данной роли при осуществлении ее конкретным участником.

Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями:

Роль в проекте – ФИО — Функции, выполняемые в проекте – Примечание

Функции участников:

• Куратор проекта – осуществляет общее руководство ходом реализации проекта, ответственный за обеспечение финансирования работ и выделение необходимых ресурсов для выполнения проекта. Осуществляет рассмотрение, по мере необходимости, проблем проекта, затрагивающих взаимодействие Заказчика и Исполнителя , принимает участие в управлении рисками проекта.

• Руководитель проекта – ответственный за формирование команды проекта, распределение ресурсов, организацию взаимодействия между участниками проектной команды и заказчиком, а также за планирование, организацию и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми затратами, качеством и в заданный срок. Осуществляет управление рисками проекта, управление процессом решения проблем, принимает участие в разрешении противоречий в проектных решениях

• Архитектор проектных решений – ответственный за определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по проекту, определение ресурсов в рамках, заданных условиями проекта, распределение их по задачам, планирование трудозатрат, организацию работ и верификацию результатов в процессе реализации проекта. Участвует в подготовке решений межпроектных интеграционных вопросов, разрешении противоречий в проектных решениях.

• Администратор проекта – ответственный за обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, необходимой для контроля проекта, планами, ресурсами и приоритетами, а также за обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту. Осуществляет контроль согласования документов проекта.

• Специалисты – ответственные за реализацию отдельных работ по проекту.

Коммуникации проекта

Для эффективного управления проектом необходимо управлять коммуникациями как внутри проектной команды, так и с внешними заинтересованными сторонами. Возможны следующие варианты коммуникаций:

• осуществление деловой переписки по электронной почте;

• проведение статусных совещаний, на которых обсуждаются вопросы динамики реализации проекта и принимаются решения по дальнейшим задачам проекта;

• проведение совещаний на уровне куратора проекта 1 раз в месяц в случае невозможности принятия эффективного решения по проекту на уровне руководителя проекта.

• проектные документы подписываются лицами, имеющими полномочия для принятия решений по проекту, в печатном виде.

Результаты проведенных совещаний должны оформляться в виде протокола совещания. Протокол совещания служит инструментом формирования единого понимания дальнейших действий по реализации проекта как для участников проектной команды, так для всех заинтересованных сторон проекта.

В приложении к Уставу проекта указываются координаты участников проекта.

Перечень этапов работ и их результатов*

Для заполнения данного раздела необходимо разбить конечный результат проекта на несколько промежуточных результатов и выделить этапы проекта, необходимые для достижения обозначенных результатов.

В случае дальнейшего разбиения промежуточных результатов этапы могут разбиваться на подэтапы.

Если результат одного этапа необходим для реализации другого этапа, то такие этапы могут исполняться только последовательно. В противном случае этапы могут исполняться параллельно, независимо друг от друга.

Указываются как этапы проекта, так и их результаты, подлежащие приемке при его завершении (документы, организационные схемы, изделия, модели и др.).

Результат заполнения данного поля оформляется в следующем виде: Наименование этапа – Результат.

Матрица ответственности*

В матрице ответственности указываются члены проектной команды, отвечающие за подготовку, согласование или утверждение проектной документации по каждому этапу проекта:

• У – утверждает;

• С – согласовывает;

• Э – экспертиза;

• О – ознакомлен;

• ФОтв — ответственное лицо за формирование документа;

• ФИсп — исполнитель, формирует (создает) документ.

Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта.

Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями: № — Документы – Проектная роль 1 – Проектная Роль 2 — …

В столбце «Документы» перечисляются этапы проекта и документы, подлежащие приемке заказчиком, по каждому этапу. Этапы и результаты должны совпадать с указанными в разделе «Перечень этапов работ и их результатов»

Риски проекта

Указывается описание рисков и мероприятий по их предотвращению. Выделяются следующие типы рисков:

• риски участников проекта – риски, связанные с выполнением участниками своих обязательств в рамках проекта, с появлением новых участников ;

• коммерческие риски – риски, связанные с реализацией продукта (получением результатов проекта);

• финансовые риски – риски, связанные с финансированием проекта, сроками его реализации и возвратом вложенных средств;

• политические риски – риски, связанные политическими аспектами;

• юридические риски – риски, связанные с законодательством и оформлением юридических документов;

• экологические риски – риски, связанные с окружающей средой;

• технические риски – риски, связанные с технологиями, компетенциями, материалами и техникой;

• прочие – риски, связанные с реализацией других проектов (указываются в соответствии с препятствующими связями с проектами компании).

Решение проблем проекта

Процедуры управления проблемами проекта, состоят из следующих шагов:

• выявление и регистрация проблемы;

• определение ответственных за решение проблемы;

• определение необходимых действий для решения проблемы;

• регистрация результатов решения проблемы;

• отслеживание неразрешенных проблем.

Управление проблемами происходит на всем протяжении этапа реализации и мониторинга проекта.

Общую ответственность за управление процессом решения проблем проекта несет руководитель проекта.

Принятые проблемы рассматриваются на совещаниях по проблемным вопросам.

Ответственный сотрудник разрабатывает план мероприятий по решению проблемы и согласовывает его с руководителями проекта.

Решение проблемы может требовать изменения Устава проекта и Плана-графика проекта.