Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Курсовая работа

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.

Экспертиза ценности документов — одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX в. в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название “разборки решенных дел” с целью уничтожения “ненужных бумаг” и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.

12 стр., 5985 слов

Методика порядка передачи дел в архив

... в себя: Экспертизу ценности документов; Оформление дел; Оформление обложки дел; Составление описей; Сдача дел в архив организации. При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: соответствие итоговой записи в описи дел ...

После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета “О реорганизации централизации архивного дела” от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов.

Вопросы экспертизы ценности документов рассматривали многие авторы. Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов, как Кузнецова Т.В., Ларьков Н.С., Корнеева И.К., Кудряева В.А., Андреева В.И., Афанасьева В.П. и некоторых других. Из трудов этих авторов было почерпнуто много полезной информации, из которой были сделаны уже собственные выводы.

Вместе с тем, на сегодняшний день, в условиях информационного общества, увеличивается число документов, в связи с чем данная тема сохраняет свою актуальность.

Цель исследования: изучить основные проблемы экспертизы ценности документов.

Объектом исследования является документная деятельность, а предметом — экспертиза ценности документов.

Достижение поставленной цели требует постановки следующих задач:

1) охарактеризовать документ как источник информации

2) раскрыть понятие экспертизы ценности документов;

3) описать задачи и критерии экспертизы ценности документов;

4) выявить особенности технологии экспертизы ценности документов;

5) изучить нормативную базу экспертизы ценности документов.

В работе использованы методы: анализа и обобщения теоретических источников, анализа нормативных документов.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, приложения.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Документ как источник информации

[Электронный ресурс]//URL: https://inauka.net/kursovaya/problemyi-ekspertizyi-tsennosti-dokumentov-v-deloproizvodstve/

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие.

14 стр., 6964 слов

Экспертиза ценности документов

... информации» от 20 февраля 1995 г. По мнению большинства исследователей, основные проблемы, которые стоят перед экспертизой ценности документов в ХХІ в., - это разработка новых перечней и совершенствование экспертизы ценности документов ...

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» Жукова М.П.,. Пучко Н.А., УсановаО.В. “Цит. по Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)” М., 2006. С.32..

Документы как источники информации не равноценны. Одни документы содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно — необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой Володин В.М. “Основы документационного обеспечения управления коллективных сельскохозяйственных предприятий”- Пенз. гос. сельскохоз. акад. Пенза, 2000.С.76. .

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль “Документационное обеспечение деятельности организации.” — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. С. 28..

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху — вниз или снизу — вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

  • двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);
  • многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);
  • документы, ориентированные сверху вниз, т.е.

от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);

32 стр., 15907 слов

Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов ...

... ценности документов определить критерии экспертизы ценности документов охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Предмет исследования: исторический процесс развития экспертизы ценности документов. В ходе работы над дипломным ...

— документы, ориентированные снизу вверх — от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки и т.д.) “Документационное обеспечение деятельности организации.” — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. С. 3.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций — архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической пауки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

2. Понятие экспертизы ценности документов

Ценность документа — это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением Алексеева Е.В. “Научные основы оценки и отбора документов ”// Делопроизводство.- 2003.- № 1. — С. 98.

Теория ценностных приоритетов — основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества Жукова М.П. “Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами”//Отечественные архивы.- 1995.- №6.С.3.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей Стенюков М.В. “Документы и делопроизводство” М.: ПРИОР, 2000. С.125..

27 стр., 13189 слов

Экспертиза ценности документов (2)

... В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе ... место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних ...

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

  • в делопроизводстве учреждений;
  • в ведомственном архиве;
  • в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов Стенюков М.В.

“Документы и делопроизводство”.- М.: ПРИОР, 2000.С.128..

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

  • составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
  • регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
  • направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);
  • проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

— подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения) “Документационное обеспечение деятельности организации.” — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. С.76..

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия — это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию Банасюкевич В.Д. “Экспертиза ценности документов” // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 19..

3 стр., 1153 слов

Правовые методы защиты информации (2)

... понятие правового регулирования в области безопасности информации; Раскрыть особенности информации, как объекта гражданского права; Проанализировать нормативно-правовые документы регулирующие обеспечение безопасности информации; Описать организационно-правовые формы защиты государственной тайны. В процессе написания работы ...

В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

— нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.) Банасюкевич В.Д.“ Экспертиза ценности документов” // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 22.

Таким образом, экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

3. Задачи и критерии экспертизы ценности

Задачи экспертизы ценности документов заключаются в следующем.

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

  • для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);
  • для временного хранения Бурова Е.М.

“История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов.”- М., 1985.С.68..

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Банасюкевич В.Д.“ Экспертиза ценности документов” // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 26.

Решение этих задач требует создания системы критериев экспертизы ценности.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

15 стр., 7215 слов

Компьютерные преступления и методы защиты информации

... Преднамеренные воздействия, Защита информации Цель данной работы – раскрыть понятие компьютерных преступлений и рассмотреть методы защиты информации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть основные направления компьютерных преступлений; дать классификацию компьютерным преступлениям; охарактеризовать методы защиты информации; сделать обзор ...

К критериям происхождения относятся:

  • роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;
  • значимость выполняемых ими функций;
  • время и место образования документов.

система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; значение физического лица в жизни общества; время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документов относят следующие: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа; физическое состояние документа; подлинность документа Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. “Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.” — СПб: Издательский торговый дом «Герда», 1998.С32..

Рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

16 стр., 7597 слов

Товароведная экспертиза качества конфет

... задачами курсовой работы являются: 1 изучить классификацию конфет и особенности их производства; 2 изучить требования к качеству конфет; 3 изучить особенности упаковки, маркировки, хранения конфет; 4 изучить существующие методы оценки качества и экспертизы конфет; ...

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы: документы, отражающие основные направления деятельности организации, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И.“ Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.” — СПб: Издательский торговый дом «Герда», 1998.С37..

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложениеЖукова М.П. “Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов” (теория и методика).- М., 2006.С.87..

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем вариантам документа, которые несут существенные информационные различия. Значительно сложнее оценивать документы, в которых информация повторяется в разных формах и объемах.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

6 стр., 2788 слов

Организация экспертизы проекта (2)

... Экспертиза осуществляется любым лицом или группой лиц, имеющими специальные знания или подготовку; источники в таких случаях могут быть разными: другие отделы данной организации; консультанты; участники проекта, ... предприятия, реализующего проект, в течение одного (лучше трех) предыдущих лет работы предприятия. 2.Определение инвестиционных потребностей предприятия по проекту. 3.Установление ...

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось — автографичность Алексеева Е.В. “Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов”// Секретарское дело.- 1999.- №1.- С. 79..

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов Алексеева Е.В. “Научные основы оценки и отбора документов” // Делопроизводство.- 2003.- № 1. — С. 98..

Критерии из группы внешних особенностей на первых двух этапах в полной мере не реализуются, так как документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, особенности передачи текста и т.д.

Далее необходимо сказать об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Сначала на основе критериев определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер Алексеева Е.В. “Научные основы оценки и отбора документов” // Делопроизводство.- 2003.- № 1. — С. 101..

В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: 1) критерии ценности фондов личного происхождения; 2) критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии: значение творческой и общественной деятельности фондообразователя; история фонда и его состав; взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: значение творческой и общественной деятельности автора документа; время и место создания документа; значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность; внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.); взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

В 2004 г. в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» были даны следующие определения особо ценных и уникальных документов:

  • «Особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства, в отношении которого установлен режим хранения и использования» (статья 3, пункт 5);
  • «Уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) по его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности» (статья 3, пункт 6).

Следует также отметить, что в новых Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (2006 г.) были уточнены критерии определения особо ценных документов: время создания документа; ценность содержащейся в документе информации; юридическая сила, подлинность документа; значение фондообразователя; авторство (и адресат) документа; наличие палеографических, художественных и других особенностей документа “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.” М., 1991. .

В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Система экспертных органов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы Быкова Т.А.“ Подготовка документов к последующему хранению и использованию” М., 1996..

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
  • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
  • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
  • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

— подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.” М., 1991. .

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них. Так, ЦЭК определяет порядок, а ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

  • графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
  • сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
  • перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

— актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли “Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации.”- М.: ВНИИДАД, 1997.С.13..

И ЦЭК, и ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения.

Ведомственные экспертные службы принимают участие в подготовке и рассмотрении номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

ЦЭК организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива.

Одной из важнейших функций ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении.

ЦЭК (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. “Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере”- СПб: Издательский торговый дом «Герда», 1998. С 64..

Таким образом, система экспертных органов призвана осуществлять экспертизу ценности документов на разных уровнях.

2. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел; при регистрации документов; при направлении исполненных документов в дела; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года.

При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Особенности составления номенклатуры представлены в приложении 1.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях Алексеева Е.В. “Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни ” //Делопроизводство.- 2003.- № 2. — С. 85.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.).

В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом: важности документов; необходимости их использования в справочных целях; обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий Володин В.М.“ Основы документационного обеспечения управления коллективных сельскохозяйственных предприятий” Пенз. гос. сельскохоз. акад. — Пенза, 2000.С.56..

2) Второй этап экспертизы ценности документов.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве — второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

  • подготовки дел к последующему хранению в архив;
  • выделения дел к уничтожению;
  • передачи дел к хранению в архиве.

На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа — составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43).

В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года.”С.6..

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов “Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)”: Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.С.11..

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи) (приложение 2).

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение — то и под контролем госархива).

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации Алексеева Е.В. “Научные основы оценки и отбора документов” // Делопроизводство.- 2003.- № 1.С.75..

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

3) Третий этап экспертизы ценности документов — передача документов на государственное хранение.

Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. Документы передаются по утвержденным ЭРК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче дел в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов в случае необходимости делают дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.