Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку — дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:
Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(утв. Росархивом от 06.10.2000).
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний (20, «https:// «).
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Проблемы экспертизы ценности документа
... экспертизы ценности документов являются: первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. вторая задача - определение сроков хранения документов, ...
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
|
Номер статьи. |
Вид документа. |
Срок хранения документов. |
Примечание. |
|
|
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность. |
||||
|
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: |
При отсутствии годовых — пост. При отсутствии годовых, квартальных — пост. |
|||
|
а) сводные годовые. |
Пост. |
|||
|
б) годовые. |
Пост. |
|||
|
в) квартальные. |
5л. |
|||
|
г) месячные. |
1 г. |
|||
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним. |
Пост. |
|||
|
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам. |
Пост. |
|||
|
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов. |
5л. |
|||
|
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов. |
Пост. |
Квартальных — 5 л. |
||
|
План счетов бухгалтерского учета. |
5л. |
|||
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости).
|
Пост. |
|||
|
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5л. |
При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел — сохраняются до вы несения окончательного решения. |
||
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.).
|
5л. |
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. |
||
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).
|
5л. |
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. |
||
|
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями. |
5л. |
|||
|
Переписка о финансовохозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.).
|
5л. |
|||
|
Лицевые счета работников. |
75 л. ЭПК. |
|||
|
Положения о премировании работников. |
5 л. ЭПК. |
После замены новыми. |
||
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат. |
5 л. . |
При отсутствии лицевых счетов — 75 л. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. |
||
|
Переписка о выплате заработной платы. |
5л. |
|||
|
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов. |
5л. |
|||
|
Гарантийные письма. |
5л. |
|||
|
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. |
5л. |
|||
|
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. |
5л. |
|||
|
Исполнительные листы. |
До минования надобности. |
Не менее 5 л. |
||
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях. |
5 л. ЭПК. |
|||
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. |
До замены новым. |
|||
|
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков. |
До минования надобности. |
Не менее 5 л. |
||
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации. |
Пост. |
|||
|
Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях. |
5л. |
|||
|
Оборотные ведомости. |
5л. |
При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. |
||
|
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах. |
5л. |
После снятия с учета. |
||
|
Отчеты по налогам: |
При отсутствии годовых — пост. При отсутствии. |
|||
|
а) годовые. |
Пост. |
|||
|
б) квартальные. |
5л. |
|||
|
в) месячные. |
1 г. ; |
|||
|
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. |
5 л. ЭПК. |
|||
|
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов. |
5 л. ЭПК. |
|||
|
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам. |
5 л. ЭПК. |
|||
|
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда. |
5л. |
|||
|
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг. |
5л. |
|||
|
Лицевые счета акционеров. |
5л. |
После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии).
|
||
|
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные).
|
5 л. ЭПК. |
После истечения срока действия договора, соглашения. |
||
|
Паспорта сделок. |
Пост. |
|||
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ. |
5л. |
При отсутствии лицевых счетов — 75 л. |
||
|
Договоры о материальной ответственности. |
5л. |
После увольнения материально-ответственного лица. |
||
|
Образцы подписей материально-ответственных лиц. |
До минования надобности. |
|||
|
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей. |
5л. |
При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вы несения окончательного решения. |
||
|
Книги, журналы, карточки учета: |
После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии).
|
|||
|
а) ценных бумаг. |
Пост. |
|||
|
б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных).
|
5л. ЭПК. |
|||
|
в) основных средств (зданий, сооружений).
|
5 л. |
|||
|
г) расчетов с организациями. |
5 л. |
|||
|
д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений).
|
5 л. |
|||
|
е) погашенных векселей на уплату налогов. |
5 л. |
|||
|
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость. |
5 л. |
|||
|
з) хозяйственного имущества. |
5 л. |
|||
|
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.).
|
5 л. |
|||
|
к) подотчетных лиц. |
5л. |
|||
|
л) исполнительных листов. |
5л. |
|||
|
м) сумм доходов и подоходного налога работников. |
5л. |
|||
|
н) депонированной заработной платы. |
5 л. |
|||
|
о) депонентов по депозитным суммам. |
5л. |
|||
|
п) доверенностей. |
5 л. |
|||
|
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности. |
Пост. |
|||
|
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности. |
5л. |
|||
|
Заказы на бланки учета и отчетности. |
1 г. |
|||
|
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности. |
5 л. ЭПК. |
|||
