«Современное делопроизводство в РФ»

Реферат

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

  • обеспечение своевременного и правильного создания документов

(документирование);

  • организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

3 стр., 1301 слов

Институт административно-правового принуждения реализуемый органами ...

... административно-правового принуждения реализуемый органами внутренних дел. Предметом работы является теоретический ракурс, нормативно-правовые положения законодательства, административного права, касающиеся административно-принудительных мер, применяемых сотрудниками полиции и организационно-правовая характеристика принудительной деятельности сотрудников полиции. Целью дипломной работы является ...

Актуальность

Целью данной работы является рассмотрение современного и советского делопроизводства, выявление особенностей, отрицательных и положительных сторон.

Задачи:

  • Рассмотрение понятия делопроизводства и документооборота

  • Исследование истории и особенностей делопроизводства в советское время

  • Анализ современного периода

Современное делопроизводство

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

  • снизить стоимость делопроизводственных операций;

    50 стр., 24701 слов

    Правовое регулирование создания коммерческих корпоративных организаций ...

    ... созданием коммерческих коммерческих организаций через учреждение, а также материалы по применению этих правовых норм. Цель работы - изучить особенности и отдельные проблемы правового регулирования создания коммерческих предпринимательских организаций через устав, ...

  • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

  • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

  • использовать прогрессивные и производительные технические средства;

  • обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении .

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения .

Заключение

Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием компьютерных технологий.

Правильная организация делопроизводства – это основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Список используемой литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://inauka.net/referat/zakonodatelnoe-regulirovanie-deloproizvodstva/

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение

управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков и К°», 2004